AI a automatizace v ERP systému MAXim pomáhají odstranit rutinní práci,
omezit ruční přepisování dat a zároveň zachovat kontrolu nad tím,
co se skutečně zapíše do systému.
Nejde nám o automatizaci za každou cenu. Smyslem je, aby systém připravil data,
provedl opakující se činnosti nebo upozornil na problém a člověk měl stále
přehled nad výsledkem.
AI připraví data. Člověk rozhodne.
Typickým příkladem je zpracování dokumentů a objednávek.
Dokument přijde e-mailem nebo jiným způsobem, AI z něj připraví potřebné údaje
a uživatel výsledek před dalším zpracováním zkontroluje.
Jak AI zpracování probíhá
- Dokument přijde – například objednávka, faktura, dodací list, pokladní doklad nebo jiný firemní dokument.
- AI připraví návrh – přečte dokument a vytáhne potřebné údaje.
- Uživatel výsledek zkontroluje – může data upravit nebo potvrdit.
- Teprve potom se data předají do MAXimu nebo do dalšího firemního procesu.
AI zpracování objednávek
Objednávky mohou přicházet v různých podobách – jako PDF, Excel,
text v e-mailu nebo jiný dokument. AI připraví návrh objednávky,
rozpozná důležité údaje a předloží je uživateli ke kontrole.
Uživatel tak nemusí celý dokument ručně přepisovat.
Stále ale vidí, co AI rozpoznala, může případné údaje opravit
a teprve potom zpracování potvrdit.
Automatizace běžící na pozadí
Vedle AI používáme také klasickou automatizaci.
Řada procesů může běžet pravidelně bez toho, aby je musel uživatel
pokaždé ručně spouštět.
- import objednávek z e-shopů a dalších systémů
- aktualizace skladových stavů a cen
- automatické importy a exporty dat
- odesílání dat dopravcům nebo obchodním partnerům
- zpracování bankovních a dalších provozních dat
- pravidelné synchronizace mezi MAXimem a dalšími systémy
Technické možnosti konkrétního propojení závisí na systému na druhé straně.
Více najdete na stránce
Integrace MAXimu.
Monitoring a dohled nad automatizací
Automatizovaný proces má smysl pouze tehdy, když je možné poznat,
zda skutečně proběhl správně.
Proto u důležitých služeb používáme monitoring, logování a kontrolu jejich běhu.
- heartbeat – pravidelné potvrzení, že služba běží
- evidence průběhu automatického zpracování
- rozlišení úspěšného zpracování a chyby
- možnost dohledat, kdy a co služba provedla
- upozornění na problém podle konkrétního řešení
Automatizace nemá být neviditelná černá skříňka
U důležitých procesů chceme vědět nejen to, že byly spuštěny,
ale také jak skončily. Díky tomu lze případný problém rychleji dohledat
a řešit dříve, než začne ovlivňovat běžný provoz.
AI a automatizace v Zákaznickém portálu
Vybrané automatizované procesy a AI funkce propojujeme také
se Zákaznickým portálem MAXim.
Uživatel tak může mít na jednom místě přehled o zpracovaných dokumentech,
jejich stavu a dalších službách souvisejících s provozem MAXimu.
Více o portálu najdete na stránce
Zákaznický portál MAXim.
Kde dává AI zpracování dokumentů největší smysl
Největší přínos vidíme tam, kde dnes člověk opakovaně čte dokument
a ručně přepisuje údaje do systému.
AI může z dokumentu připravit potřebná data, uživatel je zkontroluje
a teprve potom se předají do příslušné části MAXimu.
- Objednávky – z PDF, Excelu, e-mailu nebo jiného dokumentu lze připravit objednávku pro další zpracování v MAXimu.
- Přijaté faktury a dobropisy – AI může rozpoznat dodavatele, číslo dokladu, data, částky, DPH i jednotlivé položky.
- Dodací listy a příjemky – z dodacího listu lze připravit položky, množství, ceny a podklady pro skladovou příjemku.
- Pokladní doklady – účtenky a další příjmové nebo výdajové doklady lze převést do podoby vhodné pro další evidenci.
- Cenové nabídky a ceníky dodavatelů – AI může z dokumentů získat položky, kódy a ceny pro další zpracování.
- Potvrzení objednávek od dodavatelů – lze připravit údaje pro kontrolu toho, co bylo objednáno a co dodavatel skutečně potvrdil.
- Další firemní dokumenty vhodné k digitalizaci – podle konkrétního procesu lze AI využít i pro další typy dokumentů, které se dnes ručně přepisují do systému.
Konkrétní řešení vždy závisí na tom, jak vaše firma pracuje,
jaké dokumenty používá a kde dnes vzniká nejvíce ruční práce.
AI v cloudu i ve vaší firmě
Podle charakteru řešení můžeme využít cloudové AI služby,
nebo navrhnout lokální zpracování bez odesílání firemních dokumentů
mimo vlastní prostředí.
Vhodná varianta závisí na typu zpracovávaných dat,
požadavcích na jejich ochranu, potřebném výkonu
a způsobu zapojení AI do firemních procesů.
AI je součástí širšího ekosystému MAXim
AI není samostatný doplněk odtržený od ostatních procesů.
Její největší přínos vzniká tehdy, když navazuje na
ERP systém MAXim,
firemní data, integrace a další automatizované služby.
Díky tomu může připravený výsledek pokračovat do skladu,
fakturace, rezervací, výroby nebo jiné části firemního procesu.
Máte proces, kde se stále něco ručně přepisuje nebo kontroluje?
Podíváme se, zda dává smysl ho automatizovat →
Chcete zjistit, kde může AI nebo automatizace pomoci právě vám?
Popište nám konkrétní činnost nebo proces.
Nejdřív zjistíme, zda má automatizace skutečný přínos
a jak by mohla navázat na váš MAXim.