Umělá inteligence dnes dokáže výrazně zjednodušit práci s dokumenty a informacemi, které firmy každý den zpracovávají. V systému MAXim ji postupně zapojujeme především tam, kde může odstranit rutinní ruční práci, zrychlit zpracování dat a omezit chyby vznikající jejich přepisováním.
Nejde přitom o samostatného AI asistenta stojícího vedle informačního systému. Cílem je propojit umělou inteligenci přímo s běžnými procesy v MAXimu.
Od dokumentu až k datům v MAXimu
Typickým příkladem je přijatý dokument ve formátu PDF.
Může jít o fakturu, objednávku, dodací list nebo jiný firemní dokument. Namísto toho, aby uživatel všechny údaje ručně přepisoval, může dokument zpracovat AI.
Ta z něj dokáže rozpoznat například:
- dodavatele nebo odběratele,
- IČO a další identifikační údaje,
- číslo a datum dokladu,
- částky a sazby DPH,
- jednotlivé položky,
- množství,
- poznámky a další údaje potřebné pro další zpracování.
Získaná data lze následně předat do systému MAXim a použít pro vytvoření konkrétního dokladu.
Jak AI v systému MAXim zapadá do pracovního postupu
Samotné přečtení dokumentu ale není tím nejdůležitějším.
Skutečný přínos vzniká až ve chvíli, kdy je AI propojena s ostatními částmi informačního systému.
MAXim může například ověřit, zda již dodavatel existuje v adresáři, dohledat jej podle IČO a dalších údajů a propojit dokument s existující firmou. Pokud firma v systému ještě není, může být připravena k založení.
Podobně lze kontrolovat položky, vazby na skladové karty nebo další údaje, které už jsou v systému evidovány.
AI tedy poskytne rozpoznaná data a MAXim nad nimi dále provede standardní firemní logiku.
Kontrola uživatelem zůstává důležitá
U firemních a zejména účetních dat nechceme stavět automatizaci na principu, že AI něco rozpozná a bez další kontroly to zapíše do systému.
Proto počítáme s možností, že je výsledek nejprve připraven ke kontrole.
Uživatel vidí rozpoznané údaje, může je zkontrolovat nebo upravit a teprve poté dokument schválit k dalšímu zpracování.
Tento princip spojuje výhodu automatického zpracování s kontrolou člověka tam, kde je důležitá.
Přijaté faktury
Jednou z oblastí, kde AI v MAXimu využíváme, je zpracování přijatých faktur.
Systém může převzít fakturu v elektronické podobě, pomocí AI z ní získat potřebné údaje, připravit je ke kontrole a po schválení vytvořit odpovídající záznam v MAXimu.
Odpadá tak velká část ručního přepisování údajů z faktury do informačního systému.
Objednávky z e-mailu a příloh
Podobný princip lze využít také u zákaznických objednávek.
Objednávka může přijít jako text e-mailu, PDF dokument nebo jiná příloha. AI z ní může získat zákazníka, položky, množství, dodací údaje a další informace.
Výsledkem není pouze přečtený text, ale data připravená pro další zpracování v systému MAXim.
PDF dokumenty a další podklady
Velký prostor vidíme také při zpracování dokumentů, které nejsou k dispozici v jednoduchém datovém formátu.
Řada firem stále dostává důležité informace v PDF souborech vytvořených různými dodavateli. Jejich struktura se může lišit a klasický import není vždy možné jednoduše připravit.
Právě zde může AI pomoci obsah dokumentu pochopit a převést potřebné informace do strukturované podoby.
Do budoucna tak lze podobným způsobem zpracovávat například dodací listy, příjemky, objednávky nebo dokumenty obsahující sériová čísla a další specifické údaje.
Nejde jen o AI, ale o automatizaci celého procesu
Největší přínos podle nás nepřináší samotné použití umělé inteligence, ale její propojení s informačním systémem.
Dokument může přijít e-mailem, AI z něj získá potřebná data, MAXim je zkontroluje proti existujícím údajům a uživatel výsledek schválí. Následně může systém pokračovat dalšími automatickými kroky.
Z jednoho původně ručně zpracovávaného dokumentu tak může vzniknout téměř automatický pracovní proces.
AI řešení podle konkrétní firmy
Každá firma pracuje s jinými dokumenty a má jiné postupy.
Proto nechceme vytvářet pouze jednu univerzální AI funkci. Stejně jako u ostatních částí systému MAXim lze řešení přizpůsobit konkrétním potřebám zákazníka.
Pokud ve firmě pravidelně přepisujete údaje z faktur, objednávek, PDF dokumentů nebo jiných podkladů do informačního systému, je právě takový proces vhodným kandidátem na automatizaci.
Cílem je jednoduchý: méně ručního přepisování, méně chyb a více času na práci, kterou má smysl dělat člověkem.