Zákazník na Shoptetu dokončí nákup a klikne na Odeslat objednávku. Z jeho pohledu je hotovo. Z pohledu firmy ale právě začíná několik dalších kroků – objednávku je potřeba převzít, rezervovat zboží, připravit skladníkovi, vytvořit doklady, předat dopravci a nakonec zákazníkovi oznámit, že zásilka odchází.
Pokud jednotlivé systémy nejsou propojené, stojí mezi nimi člověk. Kontroluje nové objednávky, přepisuje údaje, vytváří doklady, kopíruje adresu do systému dopravce a následně mění stav objednávky zpět v e-shopu.
Dobré propojení Shoptetu se skladem proto není jen o stažení objednávky. Důležité je, co se s ní děje dál.
Shoptet objednávka vznikne jen jednou
Prvním cílem integrace by mělo být jednoduché pravidlo: údaje, které zákazník zadal do e-shopu, se nemají znovu ručně přepisovat.
Do informačního systému je možné převzít například:
- číslo objednávky,
- zákazníka a jeho kontaktní údaje,
- fakturační a dodací adresu,
- objednané položky a množství,
- způsob dopravy,
- způsob platby,
- poznámku zákazníka,
- případně další údaje potřebné pro zpracování objednávky.
Tím odpadne první častý zdroj chyb – ruční přepisování stejné informace z jednoho systému do druhého.
Objednávka by měla ovlivnit skutečně dostupné množství
Samotný údaj „10 kusů skladem“ nemusí znamenat, že je možné všech deset kusů prodat.
Část zásoby může být už rezervovaná pro jiné zákazníky nebo připravená k expedici.
Proto dává smysl, aby po převzetí objednávky vznikla ve skladovém systému rezervace. Systém pak dokáže rozlišit fyzický stav zásoby a množství, které je skutečně ještě k dispozici.
To je důležité nejen pro skladníka, ale také pro e-shop. Pokud se dostupnost zboží posílá zpět do Shoptetu, měl by e-shop pokud možno pracovat s množstvím, které lze skutečně nabídnout dalšímu zákazníkovi.
Karta v e-shopu a karta ve skladu musí znamenat totéž
Jednou z nejdůležitějších částí integrace je správné párování položek.
E-shop může používat kód produktu, variantu, EAN nebo jiný identifikátor. Skladový systém musí bezpečně poznat, kterou vlastní kartu má objednávka na mysli.
Pokud se položku nepodaří jednoznačně dohledat, neměla by integrace problém tiše ignorovat.
Lepší je objednávku označit k prověření a jasně říct, která položka se nepodařila spárovat.
Automatizace má odstranit rutinní práci, ne schovat chybu.
Co když objednané zboží není skladem?
Právě tady se ukazuje rozdíl mezi pouhým importem objednávek a skutečným propojením e-shopu se skladovým systémem.
Systém může po převzetí objednávky zjistit, zda je možné všechny položky rezervovat.
Pokud některé zboží chybí, může být objednávka označena k řešení, případně může systém pracovat s objednávkami na dodavatele, minimální zásobou nebo očekávanými příjmy.
Konkrétní postup vždy závisí na způsobu práce firmy. Jinak bude situaci řešit obchod s tisíci kusy běžného zboží a jinak firma prodávající dražší nebo zakázkové produkty.
Objednávka se musí dostat ke skladníkovi
Jakmile je objednávka připravená k expedici, musí skladník vědět, co má vyskladnit.
V jednodušším provozu může pracovat s klasickou výdejkou nebo seznamem objednávek. Ve větším skladu už může dávat smysl mobilní terminál nebo čtečka čárových kódů.
Pracovník pak dostane konkrétní úkol, najde zboží na skladové pozici a jednotlivé položky při vychystávání načte.
Systém může zároveň kontrolovat, zda byl načten správný artikl a správné množství.
Tím se propojení Shoptetu dostává až do fyzického skladu. Nejde už jen o přenos dat mezi dvěma programy.
Kontrola při balení může zabránit drahé chybě
Objednávka může být správně vytvořená a zboží správně evidované, ale chyba může vzniknout ještě při samotném balení.
Pokud se při expedici jednotlivé položky znovu načítají čtečkou, systém může zkontrolovat, že v balíku skutečně končí zboží určené pro danou objednávku.
To je užitečné zejména tam, kde se současně balí větší množství podobných objednávek nebo produktů.
Jedna záměna totiž neznamená jen špatný balík. Často následuje komunikace se zákazníkem, zpětná doprava, nový balík a další práce.
Dopravci není nutné adresu znovu přepisovat
Dalším přirozeným krokem je předání zásilky dopravci.
Jméno, adresa, telefon, e-mail, dobírka nebo vybraná služba už v systému existují. Není tedy důvod je znovu ručně vyplňovat do další aplikace.
ERP může tato data předat například systému dopravce nebo službě, která sdružuje více dopravců.
Zpět je možné získat číslo zásilky, štítek nebo další údaje potřebné k expedici.
Číslo zásilky pak nemusí zůstat pouze v systému dopravce. Může se uložit k objednávce a následně vrátit také do Shoptetu.
Faktura může vzniknout jako součást stejného procesu
Stejná objednávka, ze které vznikla rezervace a následně výdej ze skladu, může být podkladem také pro vystavení faktury.
Údaje o zákazníkovi ani položkách se tedy znovu nezadávají.
Podle konkrétního způsobu práce může faktura vzniknout například při vyskladnění, při expedici nebo v jiném okamžiku definovaném firmou.
Důležité je, aby jednotlivé doklady zůstaly propojené a bylo možné později dohledat, z jaké objednávky faktura nebo výdejka vznikla.
Po odeslání se informace musí vrátit do Shoptetu
Komunikace by neměla končit tím, že ERP objednávku stáhne.
Po expedici je užitečné poslat informace také opačným směrem.
Do Shoptetu lze podle konkrétního řešení vracet například:
- nový stav objednávky,
- informaci o expedici,
- číslo zásilky,
- případně další údaje potřebné pro komunikaci se zákazníkem.
E-shop tak stále obsahuje aktuální informace a zákazník může dostat správnou zprávu bez toho, aby pracovník firmy ručně otevíral každou objednávku.
Integrace musí umět řešit i chybu
V reálném provozu se ne všechno podaří napoprvé.
Může být nedostupný internet, Shoptet, služba dopravce nebo jiný externí systém. Objednávka může obsahovat neznámou položku nebo neúplný údaj.
Dobré propojení proto nemá pouze funkci „stáhnout objednávku“, ale také řešení chybových stavů.
Je důležité vědět:
- co se nepodařilo,
- které objednávky se problém týká,
- zda se operace automaticky zopakuje,
- a zda je potřeba zásah uživatele.
Pokud například dočasně nefunguje spojení, systém by po jeho obnovení neměl založit stejnou objednávku podruhé.
Spolehlivost integrace je v každodenním provozu stejně důležitá jako samotný přenos dat.
Synchronizace nemusí znamenat jen objednávky
Jakmile jsou Shoptet a ERP propojené, lze stejný princip využít i pro další údaje.
Typicky může jít o:
- skladovou dostupnost,
- ceny,
- karty zboží,
- nové produkty,
- stavy objednávek,
- tracking zásilek,
- nebo další informace podle konkrétního provozu.
Není ale nutné synchronizovat všechno jen proto, že to technicky možné je.
Smysl má automatizovat především data, která se mění často a jejich ruční přepisování zabírá čas nebo vytváří prostor pro chybu.
Každá firma má trochu jiný tok objednávky
Někde se objednávka okamžitě rezervuje. Jinde ji musí nejprve potvrdit obchodník.
Někde se faktura vytváří při expedici, jinde až po zaplacení. Jeden e-shop používá jediného dopravce, jiný jich má několik. Některé firmy mají jeden sklad, jiné několik skladů nebo prodejen.
Proto nedává příliš smysl vytvářet integraci tak, že se firma musí přizpůsobit jednomu univerzálnímu postupu.
Lepší je nejprve popsat skutečný tok objednávky a teprve potom určit, které kroky bude dělat člověk a které systém.
Co tedy následuje po kliknutí na Odeslat?
Ideální stav není ten, kdy se Shoptet pouze „propojí s ERP“.
Ideální je, když objednávka plynule projde celým procesem:
Shoptet → objednávka → rezervace → sklad → kontrola → expedice → dopravce → doklad → tracking → informace zpět do e-shopu.
Člověk pak řeší především situace, které opravdu vyžadují jeho rozhodnutí. Přenos běžných údajů mezi jednotlivými systémy probíhá automaticky.
Pokud současný skladový systém vyžaduje stále více pomocných tabulek, ručních kontrol nebo přepisování údajů, věnujeme se tomuto tématu také v článku Kdy vám současný systém vedení skladu přestává stačit.
Jak to řešíme v systému MAXim
V systému MAXim propojujeme e-shopové objednávky se skladovou evidencí, doklady a expedicí tak, aby jednotlivé údaje nebylo nutné stále znovu zadávat.
Konkrétní způsob integrace vždy vychází z provozu zákazníka – počtu objednávek, skladů, používaných dopravců, způsobu fakturace i dalších systémů, které už firma používá.
Cílem není mít co nejvíce automatizace. Cílem je, aby člověk nemusel dělat práci, kterou může spolehlivě udělat systém.
