Objednávka dorazí do Shoptetu. Zákazník vybral zboží, množství, dopravu i platbu a očekává, že firma začne jeho nákup zpracovávat. Aby se ale objednané položky skutečně dostaly ke skladníkovi, musí se údaje z e-shopu promítnout také do systému, ve kterém firma řídí sklad, doklady a expedici.
Bez napojení tento krok často zajišťuje člověk. Otevře objednávku v administraci e-shopu a znovu zadá odběratele, položky, množství, dopravu, platbu a poznámku do firemního systému. Každý přepis znamená další práci, zdržení a možnost, že se některý údaj vynechá nebo zamění.
Propojení Shoptetu s ERP systémem MAXim tento ruční mezikrok nahrazuje automatickou synchronizací. Objednávka se podle konkrétního nastavení přenese do MAXimu a pokračuje do skladu, expedice a navazujících dokladů. Rozsah řešení se vždy přizpůsobuje skutečnému provozu firmy.
Ruční přepisování objednávek vytváří slabé místo
Samotné zadání jedné objednávky nemusí trvat dlouho. Problém vzniká opakováním a tím, že přepis propojuje dva důležité systémy pouze prostřednictvím člověka. Pracovník musí správně přenést údaje, poznat odpovídající zboží a současně hlídat, zda se objednávka během zpracování nezměnila.
Chyba nemusí být nápadná. Stačí zaměněná varianta, jiné množství, přehlédnutá poznámka zákazníka nebo nesprávně zvolený způsob dopravy. Sklad potom připravuje zboží podle údaje, který neodpovídá původní objednávce, a nesrovnalost se často ukáže až při balení, fakturaci nebo komunikaci se zákazníkem.
Smyslem integrace proto není jen ušetřit jeden administrativní krok. Důležité je odstranit místo, ve kterém se data rozcházejí, a zajistit, aby e-shop, sklad a expedice pracovaly se stejným základem.
Jaké údaje se mohou ze Shoptetu přenášet
MAXim lze propojit s e-shopem provozovaným na platformě Shoptet. Podle zadání konkrétního projektu se do MAXimu přenesou údaje potřebné pro další zpracování objednávky, například:
- odběratel a údaje potřebné pro vyřízení objednávky,
- objednané položky a jejich množství,
- způsob dopravy,
- způsob platby,
- poznámka zákazníka,
- další dohodnuté hodnoty, se kterými firma při zpracování pracuje.
Rozsah není u všech e-shopů stejný. Jedna firma potřebuje převzít jen údaje nezbytné pro sklad a fakturaci, jiná má více doprav, plateb nebo zvláštních pravidel. Proto není správné předpokládat, že každé napojení automaticky obsahuje všechny možné funkce a přenosy.
Širší souvislosti propojení objednávek, skladu a expedice shrnuje stránka E-shop, sklad a expedice v jednom toku.
Objednávka se ze Shoptetu přenese do MAXimu
Po vytvoření objednávky v Shoptetu ji automatická synchronizace převezme do systému MAXim. Pracovník tak nemusí zakládat stejnou objednávku podruhé. V MAXimu vznikne záznam se stanoveným rozsahem údajů a může se zařadit do postupu, který firma používá pro kontrolu, rezervaci, sklad a expedici.
Způsob a interval synchronizace se mohou mezi projekty lišit. Podstatné je, že přenos probíhá automaticky podle dohodnutých pravidel a že je možné jeho průběh kontrolovat. Integrace nemá jen přesunout data, ale také rozpoznat, zda jsou pro další zpracování úplná a platná.
Průchod objednávky od e-shopu k expedici
- Zákazník vytvoří objednávku v Shoptetu.
- Objednávka se automatickou synchronizací přenese do MAXimu.
- Systém propojí objednané položky s odpovídajícími skladovými kartami.
- Sklad nebo expedice připraví a zkontroluje zboží.
- V MAXimu vzniknou odpovídající skladové a prodejní doklady.
- Podle nastavení se aktualizují údaje určené pro e-shop, například dostupnost nebo stav navazujícího zpracování.
Jednotlivé kroky mohou mít v každé firmě jinou podobu. Někde objednávku nejdříve kontroluje obchodník, jinde ji systém zařadí přímo do připravených úloh skladu. Princip zůstává stejný: údaje se mezi kroky znovu neopisují.
Položky musí odpovídat skladovým kartám v MAXimu
Automatický přenos funguje spolehlivě pouze tehdy, když lze každou položku e-shopu jednoznačně spojit s odpovídající skladovou kartou v MAXimu. Systém musí poznat, která karta představuje objednaný výrobek, variantu nebo balení. Nestačí spoléhat na podobný název nebo ruční odhad pracovníka.
Propojení se obvykle opírá o jednoznačný kód nebo jiné předem určené pravidlo. Důležité je, aby se identifikátor používal konzistentně a nebyl u více položek zaměnitelný. Při přidání nového produktu do e-shopu proto musí být jasné, jak se jeho vazba na MAXim vytvoří a zkontroluje.
Pokud položku nelze rozpoznat, objednávka se nemá bez upozornění tvářit jako správně zpracovaná. Takový stav musí být viditelný, aby odpovědný pracovník mohl doplnit chybějící vazbu a přenos bezpečně dokončit.
Skladník pracuje se stejnými údaji jako e-shop
Po přenosu vidí skladník nebo pracovník expedice objednávku v MAXimu. Nemusí dohledávat její položky v administraci Shoptetu ani pracovat s ručně přepsaným seznamem. Podle nastaveného postupu vybere objednávku, připraví zboží a zkontroluje položky i skutečné množství.
Kontrola může probíhat ručně nebo s podporou čtečky a mobilního terminálu, pokud jsou součástí konkrétního řešení. Čtečka pak nefunguje jen jako náhrada klávesnice, ale porovnává fyzicky načtené zboží s objednávkou a odpovídající skladovou kartou. Praktický postup popisuje zveřejněný článek Čtečka od příjmu po expedici: jak zabránit záměnám zboží.
Výsledkem je návaznost mezi tím, co zákazník objednal, co systém předal skladu a co pracovník skutečně připravil. Pokud vznikne rozdíl, lze jej řešit v kroku, kde se projevil, ne až po uzavření zásilky.
Doklady, fakturace a doprava navazují na zpracovanou objednávku
Po přípravě a kontrole zboží vytvoří pracovník v MAXimu odpovídající skladové a prodejní doklady. Konkrétní typy dokladů a okamžik jejich vzniku závisí na firemním postupu. Někde na objednávku navazuje výdejka a faktura, jinde firma používá další kontrolní krok nebo odlišuje osobní odběr od zásilky dopravci.
Díky společným údajům nevychází fakturace znovu z ručně opisované objednávky. Doklady navazují na záznam, se kterým už pracoval sklad a expedice. Oprávněný pracovník tak může dohledat souvislost mezi objednávkou, pohybem zboží a prodejním dokladem.
Vytvoření zásilky a předání údajů dopravci lze podle projektu řešit dalším napojením, například přes Balíkobot. Jde o samostatnou expediční návaznost, nikoli o automatickou součást Shoptetu nebo každého propojení e-shopu s MAXimem. Její použití a rozsah se určují zvlášť podle dopravců a způsobu práce expedice.
Dostupnost zboží se může předávat zpět do e-shopu
Integrace nemusí končit přijetím objednávky. Podle nastavení lze z MAXimu do e-shopu předávat také dostupnost zboží nebo vypočtený skladový stav. E-shop potom nevychází z oddělené evidence, ale z hodnoty sestavené nad provozními daty firmy.
Dostupnost přitom nemusí znamenat prostý počet kusů na jednom skladu. Může vycházet z fyzické zásoby, zboží na prodejně, externího skladu dodavatele, již vytvořených rezervací nebo z pravidel určených pro jednotlivé prodejní kanály. Důležité je, aby výsledná hodnota odpovídala tomu, co firma dokáže skutečně dodat.
Podrobný příklad tohoto výpočtu popisuje článek Kolik kusů může e-shop opravdu nabídnout? Když se zásoba počítá z více skladů.
Jeden sklad, prodejna, externí zásoba nebo více e-shopů
Jednoduché napojení může pracovat s jedním e-shopem a jedním skladem. V jiném provozu ale do nabídky vstupuje kamenná prodejna, externí zásoba dodavatele nebo několik vlastních skladů. MAXim může podle dohodnutého pravidla zdroje rozlišit a pro e-shop vypočítat hodnotu určenou právě pro jeho prodejní kanál.
Podle konkrétního projektu lze na MAXim napojit také více e-shopů. Každé napojení však musí mít jasně určené:
- odkud objednávky přicházejí a jak se jejich zdroj v MAXimu rozliší,
- které sklady a zásoby může daný e-shop používat,
- jaké ceny se pro daný kanál předávají nebo zpracovávají,
- jaká pravidla platí pro objednávky, rezervace a dostupnost,
- jak se synchronizace kontroluje a kdo řeší chybové stavy.
Společná evidence neznamená, že všechny e-shopy musí dostávat stejné údaje. Znamená, že pravidla vycházejí ze stejných provozních dat a jsou pro každý kanál jednoznačně popsaná.
Automatickou synchronizaci je potřeba také kontrolovat
Automatizace neznamená, že se o přenos už nikdo nemusí zajímat. E-shop se mění, vznikají nové skladové karty, doplňují se dopravy a platby a občas se objeví hodnota, se kterou původní nastavení nepočítalo. Systém proto musí umět upozornit na stav, který nelze bezpečně zpracovat.
Kontrola má zachytit například:
- nerozpoznanou skladovou kartu nebo chybějící vazbu položky,
- chybějící či nejednoznačný kód,
- neplatnou hodnotu dopravy, platby nebo jiného přenášeného údaje,
- neúspěšný nebo neúplný přenos objednávky,
- situaci, kdy se očekávaná aktualizace pro e-shop neprovedla.
Upozornění musí směřovat k člověku, který dokáže chybu posoudit a napravit. Cílem není vytvořit další seznam hlášení, ale zabránit tomu, aby objednávka vypadla z procesu bez povšimnutí nebo aby se nesprávný údaj přenesl do skladu a dokladů.
Společná data propojí e-shop, sklad, expedici a fakturaci
Největší přínos integrace není v tom, že někdo nemusí jednou opsat jméno a několik položek. Podstatné je, že další části firmy vycházejí ze společných údajů. Objednávka ze Shoptetu se stane podkladem pro práci skladu, kontrolu expedice, vytvoření dokladů i navazující fakturaci.
Když se změní způsob zpracování nebo firma přidá další prodejní kanál, není potřeba vytvářet novou ruční cestu mezi odděleními. Rozšíří se pravidla integrace a jasně se určí, jaká data se mají přenášet a kontrolovat. Firma tak může růst bez toho, aby každý další objednávkový kanál znamenal další opisování.
Současně zůstává dohledatelné, z jaké objednávky práce ve skladu vychází a které doklady na ni navázaly. To pomáhá při běžné kontrole i při řešení výjimky, protože jednotlivá oddělení nehledají odpověď v několika oddělených evidencích.
Napojení musí odpovídat skutečnému provozu firmy
Univerzální nastavení vhodné pro každý e-shop neexistuje. Před propojením je potřeba projít skutečný tok objednávky: jaké údaje Shoptet obsahuje, které z nich potřebuje MAXim, kdo objednávku kontroluje, z jakého skladu se zboží připravuje, kdy vznikají doklady a co se má vracet zpět do e-shopu.
Stejnou pozornost potřebují výjimky. Co se stane, když položka nemá vazbu na skladovou kartu? Jak se zpracuje neznámá doprava? Kdo dostane upozornění na neúspěšný přenos? A jak se ověří, že dostupnost zohledňuje rezervace i pravidla jednotlivých kanálů?
Teprve podle těchto odpovědí lze nastavit rozsah integrace, intervaly synchronizace a kontrolní body. Dobré napojení se nepokouší změnit firmu podle obecné šablony. Přenáší data tak, aby podporovala její reálný sklad, expedici a způsob práce s objednávkami.
Proberme cestu objednávky ve vašem provozu
Řešíte ruční přepisování objednávek ze Shoptetu, návaznost na sklad nebo správný výpočet dostupnosti? Nezávazně s námi projděte současný postup od e-shopu po expedici. Ověříme, jaké údaje je potřeba přenášet, kde mají vzniknout kontrolní body a jaké nastavení bude odpovídat vašemu provozu.
