Někdy stačí maličkost. Na faktuře nesedí cena, na objednávce chybí položka nebo se na výdejce změnilo množství. Doklad přitom před chvílí vypadal správně.
V tu chvíli začíná klasické pátrání: Kdo to změnil? Kdy? Byla položka smazaná, nebo jen upravená? Změnila se cena ručně, nebo ji přepočítal systém?
Pokud informační systém historii změn neukládá, často nezbývá než se ptát jednotlivých uživatelů a snažit se zpětně odhadnout, co se stalo.
Historie změn v ERP není jen kontrolní nástroj. Je to způsob, jak rychle zjistit příčinu problému.
Doklad může být dnes jiný než včera
Objednávky, výdejky, příjemky, faktury nebo skladové karty se během své existence běžně mění.
Na objednávku se doplní položka. Zákazník změní množství. Obchodník upraví cenu. Skladník opraví sklad. Účetní změní datum nebo způsob úhrady.
Většina těchto změn je naprosto správná a potřebná.
Problém nastane až ve chvíli, kdy později někdo potřebuje zjistit, proč doklad vypadá právě tak, jak vypadá.
Kdo změnil cenu?
Cena je typický příklad údaje, u kterého může mít historie velkou hodnotu.
Na dokladu je například nižší cena než obvykle. Mohlo jít o individuální dohodu se zákazníkem, změnu ceníku, ruční zásah nebo chybu.
Bez historie vidíme pouze výslednou cenu.
S historií můžeme zjistit například:
- jaká cena byla původně,
- na jakou hodnotu se změnila,
- kdy ke změně došlo,
- a který uživatel změnu provedl.
Často je tím celý problém vysvětlený během několika minut.
Smazaná položka je horší než změněná položka
Změnu hodnoty lze někdy odhadnout. U smazané položky je situace složitější.
Pokud někdo položku z objednávky nebo dokladu odstraní a systém si tuto událost nezapamatuje, může později vypadat, jako by tam nikdy nebyla.
Právě proto má smysl evidovat nejen změny hodnot, ale také například:
- přidání položky,
- smazání položky,
- storno dokladu,
- změnu zákazníka,
- změnu skladu,
- změnu množství,
- nebo změnu ceny a dalších důležitých údajů.
Ne každá drobnost musí být zaznamenaná. Důležité jsou hlavně změny, které mohou ovlivnit obchod, sklad nebo účetnictví.
Historie změn není nástroj na hledání viníka
Při slově audit nebo historie změn si někdo může představit nástroj na kontrolu zaměstnanců.
V praxi je ale mnohem důležitější jiný přínos.
Pokud něco nesedí, není potřeba obcházet kolegy a ptát se, kdo si co pamatuje. Systém poskytne objektivní informaci o tom, co se stalo.
Často se navíc ukáže, že nešlo o chybu uživatele, ale například o automatickou úpravu, import z jiného systému nebo změnu vyvolanou navazujícím procesem.
Dobrá historie změn nahrazuje domněnky fakty.
Kdy změna vznikla?
Čas změny je někdy stejně důležitý jako samotná změna.
Jinou situaci řešíme, pokud se cena změnila ještě před potvrzením objednávky, a jinou pokud byla upravena až po vystavení faktury.
Stejně tak může být důležité zjistit, zda se změna stavu skladu odehrála před inventurou, během ní nebo až po jejím dokončení.
Proto má smysl ukládat nejen uživatele a změněnou hodnotu, ale také přesný čas operace.
Uživatel není vždy člověk
V moderním ERP systému neprovádějí všechny změny ručně zaměstnanci.
Data mohou přicházet například z:
- e-shopu,
- EDI komunikace,
- banky,
- externího skladu,
- mobilního terminálu,
- automatické synchronizace,
- nebo jiné služby.
Historie by proto měla pokud možno rozlišit, zda změnu provedl konkrétní uživatel, nebo automatický proces.
To je důležité hlavně v prostředí, kde spolu komunikuje více systémů.
Co má historie změn obsahovat?
Ideální rozsah záleží na typu evidence, ale u důležitých operací bývají užitečné zejména tyto údaje:
- datum a čas změny,
- uživatel nebo proces, který změnu provedl,
- typ změněného záznamu,
- původní hodnota,
- nová hodnota,
- a případně zdroj změny.
U některých operací může být užitečná i informace o tom, z jakého modulu nebo zařízení změna přišla.
Není nutné zaznamenávat úplně všechno
Příliš podrobná historie může být stejně nepraktická jako žádná historie.
Pokud systém ukládá každé otevření okna nebo každou nepodstatnou změnu, vznikne obrovské množství záznamů, ve kterém se těžko hledá.
Smyslem není vytvořit nekonečný technický log.
Smyslem je zaznamenat změny, které mohou později pomoci vysvětlit důležitou situaci.
Proto má smysl historii zaměřit hlavně na klíčové obchodní a skladové údaje.
Historie pomáhá i při řešení reklamací
Představme si, že zákazník tvrdí, že objednal jiné množství nebo jinou variantu zboží.
Pokud systém eviduje původní objednávku a její následné změny, lze snadno zjistit, jak doklad vznikl a co se s ním později dělo.
Stejně užitečná může být historie při řešení rozdílu ve skladu, změny adresy, storna nebo opravy faktury.
Čím více lidí a systémů s daty pracuje, tím větší hodnotu zpětná dohledatelnost má.
Historie sama nestačí bez správných oprávnění
Auditní stopa řeší, co se stalo. Druhá část problému je, kdo má vůbec právo určitou změnu udělat.
Ne každý uživatel potřebuje možnost měnit ceny, mazat doklady, upravovat skladové pohyby nebo opravovat účetní údaje.
Dobře nastavená oprávnění snižují množství nechtěných změn a historie pak slouží především pro dohledání výjimečných situací.
Obě věci se tedy doplňují:
- oprávnění určují, kdo co smí,
- historie ukazuje, co se skutečně stalo.
Historie změn je důležitější s růstem firmy
Ve firmě, kde pracuje s doklady jeden člověk, lze mnoho věcí jednoduše dohledat osobně.
Jakmile ale se systémem pracují desítky uživatelů, více poboček nebo automatické integrace, tento způsob přestává fungovat.
Není realistické očekávat, že si někdo po týdnu přesně vzpomene, proč konkrétní hodnotu změnil.
Historie změn v ERP proto začíná být důležitá právě s růstem počtu uživatelů a množství automatizovaných procesů.
Když něco nesedí, potřebujeme odpověď rychle
Největší přínos historie změn se obvykle projeví až ve chvíli, kdy vznikne problém.
Doklad nesedí, stav skladu je jiný, zákazník reklamuje cenu nebo někdo odstranil položku.
Bez historie začíná hledání.
S historií lze často během chvíle zjistit:
co bylo původně → co se změnilo → kdy se to změnilo → kdo nebo co změnu provedlo.
A právě to bývá informace, která rozhodne, zda se problém bude řešit několik minut, nebo několik hodin.
Jak k historii přistupujeme v systému MAXim
V systému MAXim dává smysl sledovat především změny, které mohou ovlivnit sklad, obchodní doklady, ceny nebo další důležité části provozu.
Rozsah historie nemusí být u každé firmy stejný. Jinou úroveň detailu potřebuje malý sklad a jinou společnost s více uživateli, pobočkami a automatickými integracemi.
Důležité je, aby v okamžiku, kdy něco nesedí, nebyla jedinou možností otázka: „Nevíte někdo, co se tady stalo?“
Systém by měl být schopný odpovědět sám.
