V jedné obchodní firmě nešlo dostupnost pro e-shop převzít z jediného skladu. Zboží se nacházelo ve vlastním fyzickém skladu, část zásoby byla na kamenné prodejně a další dostupnost poskytoval externí sklad dodavatele.
Každý z těchto zdrojů ale znamenal něco jiného. Z vlastního skladu bylo možné zboží přímo vyskladnit, zásoba prodejny současně sloužila zákazníkům na místě a externí zásoba se teprve musela objednat u dodavatele. Do toho vstupovaly rezervace a objednávky, které už firma přijala, ale zboží pro ně ještě fyzicky neopustilo sklad.
Posílat do e-shopu prostý stav jednoho skladu by proto část prodejné zásoby skrylo. Sečíst bez dalších pravidel všechny zdroje by naopak mohlo ukázat více kusů, než firma skutečně dokáže dodat. Řešením bylo vypočítat dostupnost v systému MAXim podle pravidel konkrétního prodejního kanálu a teprve výsledek předat synchronizaci e-shopu.
Stav skladu není totéž co dostupnost pro prodej
Fyzický stav říká, kolik kusů je evidováno v určitém skladu. Neříká však automaticky, kolik z nich může právě teď nabídnout konkrétní prodejní kanál.
Část zásoby už může být rezervovaná pro přijaté objednávky. Jiná část se nachází na prodejně a firma ji nemusí chtít celou nabídnout online. U externího skladu zase nejde o zboží, které leží ve vlastním provozu, přesto může být za určitých podmínek součástí nabídky e-shopu.
Nabízená dostupnost je proto vypočtená hodnota. Vychází z povolených zdrojů zásoby a odečítá množství, se kterým už nelze pro daný kanál volně počítat.
Vlastní sklad, prodejna a externí zásoba mají rozdílný význam
V řešeném provozu bylo potřeba pracovat se třemi typy zásoby:
- Vlastní fyzický sklad obsahuje zboží, které má firma ve svém provozu a může je připravit k výdeji nebo expedici.
- Zásoba prodejny je také fyzicky ve firmě, ale zároveň slouží přímému prodeji zákazníkům. Je proto nutné určit, zda a v jakém rozsahu se má započítat do online nabídky.
- Externí zásoba dodavatele neleží ve vlastním skladu. Firma ji může zahrnout do dostupnosti jen tehdy, pokud to odpovídá dohodnutému způsobu objednání a dodání.
Tyto zdroje nelze bez rozlišení sloučit do jednoho skladového stavu. Vlastní kus připravený k expedici a kus dostupný u dodavatele mohou být z pohledu zákazníka oba objednatelné, ale provozně představují dvě odlišné situace.
Každý prodejní kanál může potřebovat jiné pravidlo
Stejná položka nemusí mít pro všechny kanály stejnou dostupnost. V řešeném nastavení měly jednotlivé prodejní kanály rozdílná pravidla pro to, které zásoby se smějí započítat.
Jednomu kanálu bylo možné přičíst externí zásobu, zatímco jiný měl vycházet pouze ze zboží fyzicky dostupného ve firmě. U zásoby prodejny bylo zase potřeba rozhodnout, zda ji lze nabídnout také na e-shopu, nebo má zůstat vyhrazená pro prodej na místě.
Nejde tedy pouze o otázku „kolik kusů máme“, ale také:
- pro který kanál se dostupnost počítá,
- ze kterých zdrojů smí tento kanál čerpat,
- které množství už je blokované rezervací nebo objednávkou,
- a zda lze do nabídky zahrnout zásobu, která není ve vlastním skladu.
Rezervace a přijaté objednávky mění skutečně volné množství
Objednávka může být v systému přijatá dříve, než skladník zboží vychystá a provede fyzický výdej. Kdyby se do e-shopu mezitím odesílal jen nezměněný fyzický stav, stejné kusy by se mohly nabídnout dalším zákazníkům.
Proto se při výpočtu zohledňuje také množství, které už je určené pro existující objednávky. Podobně fungují rezervace: zboží může stále ležet na skladové pozici, ale pro další prodej už není volné.
Současně je nutné rozlišit, jak spolu rezervace a objednávky souvisejí. Stejná potřeba se nesmí odečíst dvakrát jen proto, že je v systému zachycena objednávkou i navázanou rezervací. Pravidlo musí odpovídat tomu, jak firma doklady a rezervace ve svém provozu používá.
Kdy vzniká přeprodej
Přeprodej vzniká ve chvíli, kdy e-shop nabídne množství, které už firma nemůže splnit. Typickou příčinou je odesílání samotného fyzického stavu bez odečtení přijatých objednávek a rezervací.
Riziko vzniká také tehdy, když se bez rozlišení sečte vlastní sklad, prodejna a externí zásoba, přestože některý zdroj není pro daný kanál použitelný. Číslo na e-shopu potom vypadá správně z pohledu jednoduchého součtu, ale neodpovídá skutečnému způsobu expedice nebo doplnění zboží.
Zákazník může objednávku dokončit, avšak firma teprve následně zjistí, že nabízený kus už byl prodán na prodejně, rezervován pro jinou objednávku nebo jej z externího zdroje nelze použít podle pravidel daného kanálu.
Kdy se naopak zboží zbytečně skryje
Opačný problém nastane, pokud synchronizace sleduje pouze vlastní fyzický sklad a všechny ostatní zdroje ignoruje. E-shop pak může označit položku jako nedostupnou, i když ji lze nabídnout ze zásoby prodejny nebo zajistit z externího skladu.
Zboží se může zbytečně skrýt také kvůli příliš opatrnému odečítání. Pokud se stejné množství započte současně jako přijatá objednávka i rezervace, vypočtená dostupnost klesne více, než odpovídá skutečnosti.
Správný výpočet proto musí hlídat obě strany: nenabídnout zboží, které už není volné, ale současně nezamlčet zásobu, se kterou firma podle svých pravidel pracovat může.
Jak dostupnost vypočítá MAXim
MAXim uchovává jednotlivé zdroje zásoby odděleně. Výpočet dostupnosti je neslévá do jednoho nejasného skladového stavu, ale pro konkrétní prodejní kanál z nich sestaví hodnotu určenou k předání.
Postup výpočtu vychází z provozních pravidel firmy:
- Určí se, které vlastní sklady nebo prodejní místa se do daného kanálu započítávají.
- Podle nastavení se zahrne, nebo nezahrne externí dostupnost dodavatele.
- Zohlední se rezervace a již přijaté objednávky, které snižují volné množství.
- Výsledná dostupnost se předá synchronizaci e-shopu.
E-shop tak nedostává surový stav náhodně vybraného skladu. Dostává vypočtené množství, které odpovídá pravidlům pro jeho vlastní prodejní kanál.
Firma vidí, odkud nabízená dostupnost pochází
Výsledné číslo na e-shopu je jednoduché, ale uvnitř firmy musí zůstat dohledatelné. Pracovník potřebuje poznat, zda nabízená dostupnost vychází z vlastního skladu, ze zásoby prodejny, z externího zdroje nebo z kombinace těchto míst.
MAXim proto zachovává přehled o jednotlivých zdrojích a o výsledku výpočtu. Když vznikne dotaz na konkrétní položku, firma nemusí zpětně hádat, odkud se hodnota na e-shopu vzala. Může ověřit podklady, ze kterých byla sestavena, a posoudit je podle stejného pravidla, které používá synchronizace.
To je důležité nejen při kontrole e-shopu. Stejný přehled pomáhá obchodu a skladu domluvit se, odkud se má objednané zboží skutečně zajistit.
Pravidlo musí odpovídat konkrétnímu provozu
Neexistuje jeden univerzální výpočet vhodný pro všechny firmy. Někde může e-shop nabízet i zásobu prodejny, jinde má tato zásoba zůstat pro zákazníky na místě. Některý kanál může pracovat s externí dostupností, jiný pouze s fyzickým stavem ve vlastním skladu.
Při nastavení je proto potřeba určit zejména:
- které zdroje se započítávají do jednotlivých prodejních kanálů,
- jak se pracuje se zásobou prodejny,
- zda lze nabídnout externí zásobu dodavatele,
- které rezervace a objednávky snižují volné množství,
- a jaká vypočtená hodnota se má předat e-shopu.
V popsaném případě nebylo cílem vytvořit co nejvyšší číslo dostupnosti. Cílem bylo předávat takové množství, které firma dokáže podle pravidel konkrétního kanálu skutečně nabídnout, a současně zachovat přehled o jeho původu.
Jedno číslo pro e-shop, průhledný výpočet uvnitř firmy
Zákazník e-shopu potřebuje jednoduchou informaci, zda a v jakém množství lze zboží objednat. Firma však za tímto číslem musí vidět vlastní sklad, prodejnu, externí zásobu i množství už určené pro přijaté objednávky.
MAXim tyto podklady vyhodnotí podle nastaveného pravidla a synchronizaci předá až výslednou dostupnost. Díky tomu e-shop nepracuje s izolovaným stavem jednoho skladu ani s nekontrolovaným součtem všech zásob.
Další souvislosti k propojení objednávek, skladu a expedice najdete na stránce E-shop, sklad a expedice v jednom toku.
Řešíte, jak správně počítat dostupnost pro svůj e-shop, prodejnu nebo další prodejní kanál? Nezávazně s námi proberte svoje řešení.
