Zákazník reklamuje zařízení a pracovník má k dispozici výrobní číslo ze štítku. Potřebuje zjistit, kdy konkrétní kus přišel, kde byl uložený, zda prošel přesunem nebo výrobou a na kterém dokladu byl vydán. Jindy kontrola kvality označí problém u materiálu a firma potřebuje prověřit celou šarži: odkud pocházela, ve kterých výrobcích byla použita a kteří odběratelé tyto výrobky dostali.
Právě pro takové situace slouží evidence šarží a výrobních čísel. MAXim je u zákazníků běžně eviduje a propojuje je s navazujícími skladovými a výrobními událostmi. Firma pak nehledá jen kartu zboží. Může sledovat cestu konkrétního kusu nebo skupiny kusů od příjmu až k výdeji.
Když je potřeba dohledat konkrétní kus, nestačí název položky
Na skladové kartě může být vedeno mnoho stejných kusů. Pro běžný přehled o množství to stačí, při reklamaci nebo kontrole původu však firma potřebuje jemnější rozlišení. Nestačí vědět, že byl vydán určitý typ výrobku. Důležité je zjistit, ze které dodávky pocházel nebo o který konkrétní kus šlo.
Pokud se identifikátor zapisuje odděleně do tabulky, na papír nebo až dodatečně, snadno se ztratí vazba na skutečný pohyb a doklad. Smyslem společné evidence je proto zachytit šarži nebo výrobní číslo přímo u operace, při které zboží vstupuje do firmy, mění místo nebo firmu opouští.
Šarže a výrobní číslo označují jinou úroveň
Šarže označuje skupinu kusů se společným původem nebo vlastností. Může spojovat zboží z jedné dodávky, materiál vyrobený ve stejném výrobním cyklu nebo výrobky, které mají být při kontrole posuzovány společně. Jeden identifikátor tedy patří více kusům.
Výrobní neboli sériové číslo naproti tomu identifikuje jediný konkrétní kus. Dává smysl u zařízení, strojů, elektroniky nebo jiného zboží, u kterého je potřeba sledovat individuální historii, záruku či servis.
Firma může podle sortimentu používat jen jeden způsob, nebo oba současně. Podstatné je, aby byl identifikátor jednoznačně spojený s položkou a pokračoval s ní v dalších krocích provozu.
Identifikace začíná při příjmu zboží
Nejspolehlivější je zachytit šarži nebo výrobní číslo už ve chvíli, kdy zboží přichází do skladu. Pracovník při příjmu zkontroluje položku a množství a současně k nim přiřadí identifikátor ze štítku nebo průvodních údajů dodávky. Podle způsobu značení jej lze zadat nebo načíst z čárového či QR kódu.
V MAXimu se tak identifikátor spojí s konkrétním příjmem a příjmovým dokladem. Z historie lze následně zjistit, kdy byl kus nebo šarže přijat, na jakou položku a v jakém množství. Nejde o pomocnou poznámku mimo sklad, ale o údaj navázaný na skutečnou skladovou operaci.
Pokud se při příjmu stejná položka rozdělí do více šarží nebo dorazí několik kusů s různými výrobními čísly, evidence může toto rozlišení zachovat od samotného začátku.
Šarže a číslo pokračují se zbožím skladem
Po příjmu může zboží změnit sklad, pozici nebo projít interním přesunem. Aby byla historie použitelná, musí se s každým takovým pohybem přenést i jeho identifikace. U šarže se sleduje příslušné množství, u výrobního čísla konkrétní kus.
Pracovník pak při dohledávání nevidí pouze aktuální stav. Může navázat jednotlivé pohyby a zjistit, kudy zboží prošlo. Stejný princip se uplatní při uložení na pozici, přesunu mezi sklady, rezervaci i přípravě k výdeji.
Možnosti pro příjem, výdej, přesuny, skladové pozice a práci s kódy shrnuje stránka Řešení pro sklad.
Výdej propojí konkrétní kus se zákazníkem a dokladem
Při výdeji vzniká druhá klíčová vazba. Šarže nebo výrobní číslo se přiřadí k vydávané položce a k příslušnému výdejovému či prodejnímu dokladu. Firma tak může zpětně ověřit, komu byl konkrétní kus vydán a které kusy nebo množství z určité šarže odešly jednotlivým odběratelům.
Tato návaznost funguje i opačně. Z dokladu lze dohledat, jaký kus nebo šarže byly zákazníkovi vydány. Z identifikátoru lze naopak dojít k dokladu a odběrateli. Při dotazu nebo reklamaci se tak vychází z evidovaných souvislostí místo ručního porovnávání několika seznamů.
Ve výrobě lze zachovat návaznost od materiálu k výrobku
Dohledatelnost nekončí ve skladu materiálu. Při výrobě lze vstupní šarži spojit s výrobní zakázkou, provedenými operacemi a výslednou výrobní šarží nebo konkrétním výrobkem. Vzniká tak návaznost mezi tím, co do výroby vstoupilo, co se během ní provedlo a co bylo nakonec přijato jako hotový výrobek.
Pokud se později objeví problém u vstupního materiálu, lze dohledat výrobní zakázky a výsledky, ve kterých byl použit. Při kontrole konkrétního hotového výrobku lze naopak postupovat zpět a zjistit, ze které šarže materiálu pocházel.
Rozpracovanost, výrobní zakázky, operace a materiál v jednom systému popisuje stránka Řešení pro výrobu.
Reklamace a kontrola kvality bez skládání informací z více míst
Při reklamaci je potřeba nejprve přesně určit, kterého kusu se problém týká. Výrobní číslo umožní otevřít historii jediného výrobku. U šarže lze prověřit společný původ více kusů a určit, kterých skladových zásob, výrobních zakázek nebo výdejů se situace týká.
Evidence pomáhá také při servisním zásahu, kontrole kvality, stahování konkrétní šarže nebo dohledávání použitého materiálu. Neznamená, že každá reklamace má stejný průběh. Dává však pracovníkům společný základ: identifikátor, pohyby, doklady a výrobní návaznosti jsou dostupné v jedné historii.
Firma může podle potřeby sledovat cestu dopředu od příjmu k odběratelům, nebo zpětně od reklamovaného kusu k dodávce a materiálu.
VIN je příklad specializovaného výrobního čísla
Dobře srozumitelným příkladem individuální identifikace je VIN u vozidla. Jde o specializované výrobní číslo, které odlišuje jeden konkrétní vůz od ostatních kusů stejného modelu. Obecný princip evidence je stejný: identifikátor se spojí s položkou a s událostmi, kterými konkrétní kus prochází.
Evidence VIN však u zákazníků MJsoft zatím tímto způsobem nasazena není. VIN zde proto slouží pouze jako názorný příklad toho, jak lze u specializovaného výrobního čísla uvažovat o dohledatelnosti. Nejde o tvrzení, že je takové konkrétní řešení v MAXimu již implementované.
Společná evidence v ERP dává jednotlivým údajům souvislosti
Samotný seznam šarží nebo výrobních čísel má omezenou hodnotu. Přínos vzniká ve chvíli, kdy je identifikátor součástí stejné evidence jako příjem, skladové pohyby, výroba, výdej a doklady. Každé oddělení pak pracuje s navazujícími údaji a firma může rekonstruovat skutečnou cestu zboží.
Podle konkrétního identifikátoru lze hledat odpovědi například na otázky:
- odkud kus nebo šarže pocházely a kdy byly přijaty,
- na kterých skladech nebo pozicích se nacházely,
- jaké přesuny a výdeje s nimi souvisejí,
- do které výrobní zakázky vstoupily a jaké operace na ni navázaly,
- jaký výsledný výrobek nebo výrobní šarže vznikly,
- kterému odběrateli byly vydány a na kterém dokladu.
Rozsah evidence se vždy nastavuje podle sortimentu a skutečného provozu. Jinou podrobnost potřebuje distributor zboží s výrobními čísly a jinou výrobní firma, která navazuje vstupní materiál na vlastní výrobní šarže.
Začněte otázkou, kterou dnes neumíte rychle zodpovědět
Praktickým začátkem není vytváření co největšího počtu polí. Je jím konkrétní provozní otázka: potřebujete dohledat původ reklamovaného kusu, odběratele určité šarže, historii přesunů nebo materiál použitý ve výrobku? Podle ní lze určit, kde se má identifikátor zachytit a na které další doklady a operace má navazovat.
Chcete ověřit, jak by evidence šarží a výrobních čísel zapadla do vašeho skladu nebo výroby? Nezávazně s námi proberte svůj současný postup a potřebnou úroveň dohledatelnosti.
