V několika skladech se při příjmu i expedici pracuje s podobnými výrobky, jejichž obaly se liší jen variantou, rozměrem nebo jiným drobným údajem. Pohled na krabici proto nemusí stačit. Záměna může vzniknout už při převzetí dodávky a pokračovat až k nesprávně připravené zásilce.
Čtečka čárových kódů ve skladu zde neslouží pouze k rychlejšímu zadání kódu. Je především kontrolním nástrojem. Propojí fyzické zboží v ruce pracovníka s příjmovým dokladem, skladovou kartou nebo konkrétní objednávkou v systému MAXim.
Tento princip je v různých podobách nasazený v několika firmách. Konkrétní obrazovky a pravidla se přizpůsobují provozu, základ však zůstává stejný: údaj vzniká přímo při manipulaci se zbožím a systém okamžitě ověřuje, zda pracovník načetl správnou položku a množství.
Čtečka je kontrolní bod mezi zbožím a dokladem
Samostatná čtečka umí přečíst čárový nebo QR kód. Teprve propojení terminálu s MAXimem však dává načtení provozní význam. Systém podle kódu identifikuje skladovou kartu a současně ví, se kterým dokladem nebo objednávkou pracovník právě pracuje.
Každé načtení tak odpovídá na několik otázek najednou:
- Je to správná položka pro vybraný doklad?
- Patří zboží do právě zpracovávané objednávky?
- Kolik kusů už bylo načteno a kolik jich ještě zbývá?
- Nevzniká rozdíl proti očekávanému množství?
- Kdo operaci provedl a kdy k ní došlo?
Kontrola probíhá během práce, ne až při pozdějším porovnávání papíru se stavem v systému.
Příjem zboží začíná výběrem očekávaného dokladu
Na terminálu skladník vidí připravené nebo očekávané příjmové doklady. Vybere doklad odpovídající dodávce, kterou má právě před sebou. Tím určí, vůči jakým položkám a množstvím má MAXim načítané zboží kontrolovat.
Další postup probíhá přímo u dodávky:
- Pracovník načte čárový nebo QR kód na krabici, výrobku či etiketě.
- MAXim podle kódu identifikuje příslušnou skladovou kartu.
- Systém porovná nalezenou položku s vybraným příjmovým dokladem.
- Skladník zadá nebo potvrdí skutečně převzaté množství.
- Terminál průběžně ukazuje, co už bylo přijato a co podle dokladu ještě chybí.
- Případný rozdíl zůstává viditelný ještě před dokončením příjmu.
Pokud je na dokladu očekávaná jiná položka nebo jiné množství, pracovník to zjistí ve chvíli, kdy má zboží před sebou. Může zkontrolovat obal, variantu nebo obsah dodávky bez zpětného hledání, odkud rozdíl vznikl.
Údaje o skutečném příjmu zároveň nevznikají na papíře určeném k pozdějšímu přepisu. Zapisují se do systému během převzetí. Aktuální skladová evidence proto vychází z toho, co pracovník skutečně zkontroloval a potvrdil.
Rozdíl mezi dokladem a dodávkou je vidět hned
Dodací nebo příjmový doklad popisuje očekávaný stav. Fyzická dodávka však může obsahovat jiné množství, chybějící položku nebo podobnou variantu výrobku. Bez kontroly u příjmu se takový rozdíl někdy projeví až při výdeji, inventuře nebo reklamaci.
MAXim během načítání odděluje očekávané a skutečně převzaté množství. Skladník tedy nemusí nejprve uzavřít celý příjem, aby zjistil, že některá položka chybí nebo přebývá. Rozpracovaný doklad ukazuje aktuální výsledek kontroly průběžně.
Další možnosti práce s příjmem, výdejem, skladovými pozicemi a inventurou popisuje stránka Řešení pro sklad.
Expedice navazuje na konkrétní objednávku
Na druhé straně toku stojí výdej a expedice. Pracovník na terminálu vidí objednávky připravené ke zpracování a vybere tu, kterou právě vychystává nebo balí. MAXim tím získá přesný seznam položek a požadovaných množství, proti kterému bude načítání kontrolovat.
Během vychystávání nebo u balicího pracoviště pracovník načítá jednotlivé výrobky. Systém u každého kódu ověří:
- zda načtená skladová karta patří do vybrané objednávky,
- zda jde o správnou variantu položky,
- zda už bylo dosaženo požadovaného množství,
- zda některá objednaná položka ještě chybí,
- zda se do zásilky nepřidává kus navíc.
Chybná nebo nadbytečná položka se tak odhalí ještě před uzavřením zásilky. Pracovník má možnost chybu opravit ve chvíli, kdy je zboží stále na vychystávacím nebo balicím místě.
Po dokončení kontroly lze provést výdej ze skladu. Skladový stav se aktualizuje podle skutečně vydaného zboží, nikoli podle seznamu, který měl být původně vyskladněn bez potvrzení fyzické operace.
Návaznost objednávky, skladu, expedice a předání dat dalším systémům ukazuje stránka E-shop, sklad a expedice v jednom toku.
Jaké záměny kontrola odhaluje
V běžném skladu nemusí chyba znamenat úplně jiný druh zboží. Často jde o dvě položky, které vypadají téměř stejně. Obal může být správný, ale uvnitř je jiná velikost, barva, provedení nebo varianta určená pro jiný trh.
Kontrola čtečkou pomáhá zachytit zejména:
- záměnu podobných výrobků,
- správný typ obalu, ale jinou variantu zboží,
- chybějící položku v zásilce,
- přidaný kus navíc,
- nesprávné množství,
- zboží načtené k jiné objednávce,
- rozdíl mezi příjmovým dokladem a skutečně dodaným zbožím,
- chybu vznikající při pozdějším ručním přepisu údajů.
Čtečka sama neposuzuje vzhled výrobku. Rozhodující je vazba kódu na správnou skladovou kartu a kontrolní pravidla vybraného dokladu. Proto je důležité mít správně připravené kódy, karty zboží i objednávky.
Jedno načtení propojí položku, doklad i pracovníka
Čárový nebo QR kód obvykle slouží jako jednoznačný identifikátor položky. Nemusí v sobě obsahovat všechny provozní údaje. MAXim k načtenému kódu připojí kontext aktuální práce na terminálu.
V evidenci se tak propojí:
- konkrétní položka určená skladovou kartou,
- skladový doklad nebo objednávka, kterou pracovník zpracovává,
- pracovník přihlášený na terminálu,
- množství potvrzené při příjmu nebo výdeji,
- čas provedené operace.
Pokud je později potřeba prověřit příjem nebo expedici, firma nehledá pouze konečný stav dokladu. Má k dispozici vazbu mezi fyzickou operací, pracovníkem a zpracovávaným zbožím. Rozsah záznamu vždy odpovídá nastavení konkrétního provozu a oprávněním uživatelů.
Vedení skladu vidí rozpracovanou práci
Údaje z terminálů nevznikají až po skončení směny. MAXim je získává přímo v místě, kde se zbožím skutečně pracuje. Vedoucí skladu tak může průběžně sledovat stav zpracování, aniž by čekal na přepsání papírových podkladů.
Z pohledu řízení provozu to znamená zejména:
- aktuální stav zpracování objednávek,
- přehled o rozpracované expedici,
- dohledatelnost pracovníka, který příjem nebo výdej provedl,
- viditelné rozdíly ještě během příjmu nebo kompletace zásilky,
- méně dodatečného hledání, ve kterém kroku chyba vznikla,
- skladovou evidenci založenou na skutečně potvrzených operacích.
Nejde jen o závěrečnou kontrolu hotového dokladu. Vedení má přehled i o tom, co je právě rozpracované a co ještě čeká na dokončení.
Největší přínos vzniká propojením s MAXimem
Ruční čtečka nebo mobilní terminál nejsou samostatným řešením skladových chyb. Pokud zařízení pouze vloží přečtený kód do prázdného pole, nahradí klávesnici, ale neověří správnost celé operace.
Kontrolní význam vzniká až propojením terminálu s objednávkami, příjmovými a výdejovými doklady, skladovými kartami a aktuální skladovou evidencí v MAXimu. Systém zná očekávaný stav, porovná jej se skutečným načtením a podle výsledku umožní pokračovat, upozorní na rozdíl nebo vyžádá opravu.
Konkrétní postup se může mezi firmami lišit. Někde se zboží kontroluje už při vychystávání, jinde především u balicího stolu. U příjmu může pracovník množství zadávat po jednotlivých kusech, celých baleních nebo je potvrdit po načtení. Smyslem nastavení je kopírovat skutečný tok skladu a zachovat kontrolní body tam, kde mohou zabránit záměně.
Kontrola probíhá tam, kde chyba ještě jde opravit
Nejdůležitější vlastností čtečky v propojeném skladu není rychlost přečtení kódu. Je to možnost porovnat fyzické zboží se správným dokladem ve chvíli, kdy je pracovník drží v ruce.
Při příjmu se rozdíl zachytí dříve, než se nesprávná položka promítne do další práce. Při expedici se záměna objeví před uzavřením zásilky. Údaj o skutečném množství přitom vznikne rovnou v MAXimu a skladový stav navazuje na provedenou operaci.
Chcete ověřit, kde by kontrola čtečkou pomohla ve vašem příjmu, skladu nebo expedici? Nezávazně s námi proberte svůj současný postup.
