EDI v praxi znamená, že objednávky a další obchodní doklady nemusí mezi firmami putovat přes e-mail a ruční přepisování. U běžné objednávky přijde zákazníkovi nebo dodavateli e-mail, někdo otevře přílohu, přečte údaje a přepíše je do informačního systému. Po expedici se podobným způsobem vytvoří dodací list a nakonec faktura.
Pokud firma zpracuje několik takových dokladů týdně, není to velký problém. Při desítkách nebo stovkách objednávek ale lidé tráví stále více času pouze přepisováním údajů mezi systémy.
EDI tento přenos nahrazuje elektronickou výměnou strukturovaných dokladů. Objednávka přijde přímo do systému a navazující dokumenty mohou stejnou cestou odejít zpět.
EDI v praxi není jen elektronický e-mail
Zkratka EDI znamená Electronic Data Interchange, tedy elektronickou výměnu dat mezi informačními systémy.
Hlavní rozdíl proti e-mailu není v tom, že dokument přijde elektronicky. PDF faktura poslaná e-mailem je také elektronický dokument.
Rozdíl je v tom, že EDI zpráva obsahuje údaje ve strukturovaném formátu, kterému informační systém rozumí.
Systém tak nemusí čekat, až člověk otevře dokument a přepíše číslo objednávky, položky, množství, ceny nebo adresu.
Celý proces začíná objednávkou
Představme si odběratele, který odešle objednávku prostřednictvím své EDI sítě.
Zpráva může obsahovat například:
- číslo objednávky,
- identifikaci odběratele,
- dodací místo,
- požadovaný termín dodání,
- kódy položek,
- objednané množství,
- ceny nebo další obchodní údaje.
Objednávka dorazí do informačního systému a může se automaticky převést do interního dokladu.
Člověk potom nemusí objednávku znovu vytvářet. Kontroluje pouze to, co skutečně kontrolu potřebuje.
Nejdůležitější je správné párování položek
Automatická objednávka funguje dobře pouze tehdy, pokud systém bezpečně pozná, které vlastní zboží odběratel objednává.
Zákazník může používat vlastní kód položky, dodavatel jiný kód a výrobce například EAN nebo další identifikátor.
Proto je potřeba mít mezi jednotlivými číselníky správné vazby.
Pokud se objednanou položku nepodaří jednoznačně rozpoznat, není dobré takovou situaci ignorovat.
Systém by měl problém označit k řešení, místo aby vytvořil nesprávný doklad.
Objednávka může rovnou ovlivnit sklad
Po přijetí EDI objednávky může systém podle nastavení firmy vytvořit rezervaci zboží.
Sklad tak okamžitě ví, že určité množství už není volné pro jiné zákazníky.
Pokud některé položky chybí, může se informace dostat k nákupu nebo výrobě.
EDI tedy nekončí u administrativy. Přijatá zpráva může ovlivnit skutečný provoz skladu.
Co se děje po vyskladnění?
Jakmile je objednávka připravená a zboží odchází zákazníkovi, komunikace může pokračovat opačným směrem.
Jedním z běžných dokumentů je elektronický dodací list nebo avízo o expedici.
Odběratel tak může ještě před příjezdem zboží vědět například:
- které položky byly odeslány,
- v jakém množství,
- pod jakým číslem dodávky,
- případně kdy lze zásilku očekávat.
Jeho vlastní systém se tak může na příjem připravit bez dalšího ručního zadávání.
Faktura může odejít automaticky
Po expedici nebo podle jiného obchodního pravidla vznikne faktura.
Pokud je zákazník zapojený do EDI komunikace, není nutné fakturu vytisknout nebo posílat jako PDF a čekat, až ji někdo na druhé straně zpracuje.
Údaje z faktury se odešlou ve strukturované podobě přímo do systému odběratele.
Ten může doklad automaticky načíst a porovnat například s původní objednávkou nebo skutečně přijatým zbožím.
Jedna objednávka tak může projít celým procesem
EDI v praxi může propojit několik navazujících kroků do jednoho souvislého procesu:
EDI objednávka → interní objednávka → rezervace → sklad → expedice → dodací list → faktura → EDI zpráva zpět odběrateli.
Údaje přitom nevznikají pokaždé znovu.
Jednou přijatá informace se používá v dalších navazujících dokladech.
Tím se snižuje množství ruční práce i riziko, že se při přepisování změní kód, množství, cena nebo číslo objednávky.
Co když EDI zpráva obsahuje chybu?
Automatická komunikace musí počítat také s tím, že ne všechno bude vždy správně.
Může přijít neznámý kód položky, neplatné dodací místo, nečekaná cena nebo jiný údaj, který systému nedává smysl.
V takové situaci by integrace neměla pokračovat za každou cenu.
Je lepší doklad zastavit a jasně označit důvod, proč vyžaduje kontrolu.
Uživatel pak řeší pouze výjimku, ne každou jednotlivou objednávku.
Stejně důležité je řešení technických výpadků
EDI komunikace závisí na několika systémech najednou.
Dočasně nemusí být dostupný komunikační server, síť poskytovatele nebo jiná služba.
Proto musí být vyřešeno například:
- opakování neúspěšného přenosu,
- kontrola, zda byl dokument skutečně přijat,
- evidence chyb,
- upozornění obsluhy,
- a ochrana proti duplicitnímu zpracování.
Pokud systém odešle fakturu podruhé jen proto, že při prvním pokusu nedostal potvrzení, může vzniknout podstatně větší problém než při ruční práci.
Automatizace musí být nejen rychlá, ale především spolehlivá.
EDI partner nemusí používat stejné kódy jako vy
Každý obchodní partner může mít vlastní požadavky.
Jiná může být struktura zprávy, identifikace položek, dodacích míst, čísel objednávek nebo povinných údajů.
Proto bývá součástí EDI integrace mapování mezi externími údaji a interní evidencí firmy.
Čím více partnerů firma připojuje, tím důležitější je mít tato pravidla přehledně spravovaná.
EDI není vhodné jen pro velké firmy
EDI bývá často spojované s velkými obchodními řetězci, automobilovým průmyslem nebo nadnárodními společnostmi.
Právě tam je samozřejmě velmi rozšířené.
Smysl ale může mít všude tam, kde mezi dvěma firmami pravidelně putuje větší množství objednávek a dokladů ve stále stejném formátu.
Rozhodující není samotná velikost firmy, ale množství opakované administrativní práce, kterou lze odstranit.
Ne každý doklad musí být přes EDI
Firma může komunikovat přes EDI s několika významnými odběrateli a ostatním dál posílat běžné faktury nebo přijímat objednávky jiným způsobem.
Není tedy nutné zavést jeden komunikační způsob pro všechny obchodní partnery.
ERP systém může podle konkrétního zákazníka rozhodnout, jakým kanálem má dokument přijít nebo odejít.
Člověk nezmizí, jen nemusí přepisovat data
Smyslem EDI není odstranit lidi z obchodního procesu.
Obchodník stále řeší ceny, nestandardní požadavky nebo komunikaci se zákazníkem. Skladník stále připravuje zboží. Účetní řeší situace, které vyžadují její rozhodnutí.
Nemusí ale trávit čas tím, že z dokumentu přečte údaj a znovu ho zadá do jiného systému.
EDI odstraňuje především práci, při které člověk pouze přenáší informaci z jednoho místa na druhé.
Jak EDI používáme v systému MAXim
V systému MAXim řešíme EDI jako součást skutečného obchodního procesu, ne jako samostatný import a export souborů.
Přijatá objednávka může navázat na adresář, skladové karty, rezervace a další doklady. Po zpracování pak mohou vzniknout zprávy pro odběratele podle jeho požadavků.
Konkrétní nastavení vždy závisí na obchodním partnerovi a typu zpráv, které spolu firmy používají.
Stejně jako u jiných integrací je důležité řešit nejen běžný stav, ale také chyby, opakování komunikace a možnost zpětně dohledat, co bylo přijato nebo odesláno.
EDI v praxi znamená, že komunikují systémy přímo mezi sebou
Největší přínos EDI není v tom, že firma používá modernější formát dokumentů.
Je v tom, že údaje mohou projít od systému zákazníka přes obchod, sklad a fakturaci až zpět k zákazníkovi, aniž by je po cestě musel někdo znovu ručně zadávat.
Objednávka přijde sama, firma ji zpracuje a správné dokumenty se vrátí zpět. Člověk řeší výjimky – ne přepisování.
