Ve firemním skladu může jeden výrobek přicházet v kartonech, ukládat se v menších baleních a zákazníkům se vydávat po jednotlivých kusech. Každá forma balení přitom může mít vlastní EAN. Pokud evidence nepočítá s vazbou mezi kódem, jednotkou a přepočtem, musí obsluha při každém pohybu ručně rozhodovat, co vlastně načetla a kolik kusů tím vstupuje do skladu nebo z něj odchází.
V systému MAXim lze evidovat více EANů pro jeden výrobek na jedné skladové kartě. Každý kód je spojený s konkrétní jednotkou nebo balením a s odpovídajícím přepočtem na základní skladovou jednotku.
Stejný výrobek v několika formách balení
Samostatný kus, menší balení a přepravní karton nemusí představovat tři různé výrobky. Z pohledu zásoby jde stále o stejnou položku, jen se s ní v různých částech provozu pracuje v jiné jednotce.
Dodavatel může expedovat celé kartony, skladník při doplňování rozděluje karton na balení a obchod nebo e-shop prodává jednotlivé kusy. Pro každou úroveň může výrobce nebo dodavatel používat jiný čárový kód. Kód proto neidentifikuje pouze druh výrobku. Může současně určit, v jakém balení nebo jednotce se s ním právě pracuje.
Proč nevytvářet samostatnou skladovou kartu pro každý EAN
Pokud se pro EAN kusu, balení a kartonu založí tři skladové karty, evidence se rozdělí. Část zásoby je vedena v kusech, část v baleních a část v kartonech. Skutečný počet výrobků pak nelze jednoduše přečíst z jednoho společného stavu.
Rozdělená evidence obvykle přináší další práci a rizika:
- zásoba stejného výrobku je roztříštěná mezi několik karet,
- dostupnost pro prodej nebo expedici je nutné dopočítávat,
- rozbalení kartonu vyžaduje převody mezi skladovými kartami,
- při příjmu nebo výdeji lze snadno použít nesprávnou kartu,
- inventurní rozdíl se hůře dohledává, protože fyzicky stejné zboží je vedeno na více místech v evidenci,
- objednávky a přehledy mohou ukazovat dílčí stav namísto celkové zásoby výrobku.
Samostatná karta dává smysl tehdy, když jde skutečně o jiný výrobek nebo variantu, kterou firma potřebuje sledovat odděleně. Pokud se však liší pouze velikost balení stejného produktu, je přehlednější zachovat jednu skladovou kartu a k ní přiřadit příslušné jednotky a EANy.
Jeden výrobek, více EANů a jasný přepočet
U jedné skladové karty lze v MAXimu evidovat více čárových kódů. Každému EANu se přiřadí význam: například kód samostatného kusu, kód obchodního balení nebo kód přepravního kartonu. Součástí nastavení je koeficient, který určuje převod na základní skladovou jednotku.
Základní jednotkou může být například kus. Stav zásoby se potom vede ve společném počtu kusů bez ohledu na to, zda zboží přišlo jako celý karton, menší balení nebo jednotlivé kusy. Konkrétní jednotky a přepočty se vždy nastavují podle skutečného sortimentu, označení dodavatele a způsobu práce dané firmy.
Ilustrační příklad: kus, balení a karton
Představme si jeden anonymizovaný výrobek, u kterého firma používá tři úrovně balení. Následující počty jsou pouze názorným příkladem, nikoli univerzálním nastavením systému MAXim:
- 1 kus je základní skladová jednotka a má vlastní EAN,
- 1 balení = 6 kusů a balení má jiný EAN,
- 1 karton = 4 balení = 24 kusů a karton má třetí EAN.
Pokud skladník při příjmu načte EAN kartonu a přijímá dva kartony, MAXim podle nastavené vazby pozná nejen výrobek, ale také jednotku „karton“. Dva kartony přepočítá na 48 základních kusů. Obsluha nemusí ručně vybírat jednotku ani počítat, kolik kusů se má přidat do zásoby.
Při pozdějším prodeji tří samostatných kusů se ze stejné skladové karty odečtou tři kusy. Když se vydá celé balení, načtení EANu balení znamená výdej šesti kusů. Všechny pohyby se tak promítají do jednoho společného stavu zásoby.
Co se stane po načtení čárového kódu
Čtečka předá MAXimu hodnotu načteného kódu. Systém podle ní vyhledá skladovou kartu, ke které EAN patří, a současně zjistí přiřazenou jednotku a její převodní koeficient. Z množství zadaného nebo potvrzeného na terminálu následně vypočítá pohyb v základní skladové jednotce.
Pracovník tedy nemusí nejprve hledat výrobek, potom vybírat správné balení a nakonec násobit množství počtem kusů v balení. Správná vazba je připravená v evidenci. Tím se snižuje riziko, že obsluha zamění výrobek, zvolí jinou úroveň balení nebo zapíše počet balení jako počet jednotlivých kusů.
Důležité je správně nastavit skutečné EANy a přepočty používané v provozu. Čtečka sama pouze přečte kód; jeho význam, vazbu na skladovou kartu a navazující kontrolu určuje informační systém.
Nákup v kartonech a prodej po kusech
Společná skladová karta umožňuje oddělit způsob nákupu od způsobu prodeje. Firma může od dodavatele objednávat celé kartony, protože tak zboží běžně přichází, ale zákazníkům je prodávat jednotlivě. Není nutné při otevření kartonu převádět zásobu mezi kartou kartonu a kartou kusu.
Příjem kartonu zvýší zásobu o odpovídající počet základních kusů. Prodej kusu ji o jeden kus sníží. Pokud se vydá celé balení nebo karton, systém použije přepočet navázaný na načtený EAN. Dostupnost výrobku tak vychází z jednoho společného množství a není závislá na tom, v jaké formě byl naposledy přijat.
Stejný princip při příjmu, výdeji, expedici i inventuře
Při příjmu pomáhá EAN balení určit, jaké množství má být skutečně naskladněno. Při výdeji a expedici systém rozpozná, zda pracovník načetl kus, balení nebo karton, a podle toho zkontroluje i přepočítá vydávané množství. Více o návaznosti skladových operací, čteček a skladové evidence najdete na stránce řešení pro sklad.
Při inventuře lze stejný výrobek načítat podle označení, které je na konkrétní fyzické jednotce dostupné. Celý karton se započítá svým přepočtem, neotevřené balení jiným a volné kusy jednotlivě. Výsledek se sjednotí v základní skladové jednotce, takže jej lze porovnat se společným evidovaným stavem.
Konkrétní průběh se může mezi provozy lišit. Někde se při každém načtení započte jedna jednotka daného balení, jinde pracovník doplní počet načtených balení. Podstatné je, že systém zná význam EANu a přepočet provede podle předem nastavených pravidel.
Přínosy společné evidence
Jedna skladová karta s více EANy drží pohromadě výrobek, jeho balení i celkovou zásobu. Firma tím získá zejména:
- jeden společný stav zásoby bez ohledu na formu nákupu nebo prodeje,
- rychlejší identifikaci výrobku i balení při práci se čtečkou,
- automatický přepočet na základní skladovou jednotku,
- méně ručního vybírání jednotek a přepisování množství,
- nižší riziko záměny kusu, balení a kartonu,
- přehlednější příjem, výdej, expedici a inventuru,
- jednodušší kontrolu dostupnosti a návazných dokladů.
Čárový kód může určit výrobek i balení
V praxi tedy EAN nemusí odpovídat pouze na otázku „který výrobek držím“. Může systému zároveň říci „v jaké jednotce nebo balení s výrobkem právě pracuji“. MAXim propojí oba údaje s jednou skladovou kartou a každý pohyb převede na společnou základní jednotku.
Výsledkem není několik oddělených zásob téhož výrobku, ale jedna evidence, která respektuje různé způsoby nákupu, skladování a prodeje. Obsluha pracuje s kódem na fyzickém balení a systém použije odpovídající pravidlo převodu.
Pracujete s více EANy, baleními nebo rozdílnými skladovými a prodejními jednotkami? Nezávazně s námi proberte, jak jejich evidenci nastavit v systému MAXim.
