Jedna objednávka nemusí vždy znamenat jeden balík. U většího nebo neskladného zboží může expedice rozdělit jednu výdejku do několika zásilek. Každý balík potom dostane vlastní číslo zásilky – a všechna tato čísla musí zůstat správně propojena s původní výdejkou.
Kde vzniká problém
Jedna výdejka může při expedici vytvořit například tři samostatné balíky. Pokud však systém nebo následný export počítá pouze s jedním číslem zásilky, předá dál jen část informace.
V praxi to může znamenat, že:
- zákazník obdrží odkaz pouze na jeden balík,
- pracovníci expedice musí další zásilky ručně dohledávat,
- e-shop nebo navazující systém nevidí kompletní stav objednávky,
- při řešení nedoručené zásilky není na první pohled jasné, kolik balíků vlastně odešlo.
Samotné zabalení objednávky přitom proběhlo správně. Problém vznikl až při předání údajů mezi systémy.
Jedna výdejka potřebuje seznam všech zásilek
Řešením je umožnit, aby k jedné výdejce bylo přiřazeno libovolné množství balíků. Každý balík má své vlastní číslo zásilky, ale současně zůstává propojený se stejným výdejovým dokladem.
Při exportu se potom nepředává pouze jedno číslo, ale seznam všech souvisejících zásilek. Jednotlivá čísla mohou být například oddělena čárkou, aby je mohl jednoduše převzít e-shop, zákaznický portál nebo další navazující systém.
Co tím firma získá
Kompletní evidence balíků přináší několik praktických výhod:
- expedice okamžitě vidí všechny balíky patřící k výdejce,
- zákazník může dostat kompletní informace o celé zásilce,
- odpadá ruční dohledávání dalších čísel,
- exportní data odpovídají skutečnému průběhu expedice,
- případná reklamace nebo kontrola dopravy je výrazně jednodušší.
Z pohledu obsluhy se přitom nic zásadního nemění. Pracovník jednotlivé balíky standardně připraví a označí. Systém pouze zajistí, že se žádné číslo zásilky při dalším zpracování neztratí.
Malá úprava, která odstraňuje zbytečné dohledávání
Podobné situace ukazují, proč je důležité přizpůsobovat informační systém skutečnému provozu. V teorii může jedna výdejka znamenat jednu zásilku. V reálné expedici však jedna objednávka často odchází ve dvou, třech nebo více balících.
MAXim proto umožňuje podobné procesy upravit podle konkrétního způsobu práce firmy a propojit sklad, expedici i navazující systémy tak, aby všichni pracovali se stejnými a úplnými údaji.
Řešíte ve firmě expedici, propojení s dopravci nebo předávání údajů do e-shopu? Nezávazně s námi proberte svoje řešení.