Představa inventury znamenala ve firmě každoročně hlavně stres. Sklad by bylo potřeba na jeden nebo dva dny zavřít, jenže objednávky přicházely dál, zákazníci nakupovali a expedice se nemohla jednoduše zastavit. Navíc chyběl jasný postup, jak inventuru za běžného provozu vůbec zorganizovat.
Díky skladovým pozicím, mobilní čtečce Zebra a systému MAXim se ale inventura nemusí dělat jako jedna velká akce přes celý sklad. Lze ji rozdělit na menší části, průběžně zpracovávat rozdíly a ve zbytku skladu dál normálně pracovat.
Inventura jako každoroční hrozba
Ve skladu se běžně nacházejí stovky nebo tisíce různých položek. Zboží se neustále přijímá, vydává, přesouvá a připravuje k expedici.
Firma proto stála před nepříjemnou volbou:
- na jeden nebo dva dny přerušit běžný provoz,
- provádět inventuru za chodu a riskovat nepřesnosti,
- nebo inventuru odkládat, protože nikdo přesně nevěděl, jak ji rozumně zorganizovat.
Problém nebyl jen v samotném počítání zboží. Chyběl především jasný systém:
- kde se má začít,
- co už bylo spočítané,
- kdo kontroloval konkrétní část skladu,
- co dělat s pohyby během inventury,
- jak rychle vyhodnotit nalezené rozdíly,
- a kdy je možné považovat danou část skladu za uzavřenou.
Výsledkem byla obava, že inventura zabere několik dní, naruší expedici a nakonec stejně nebude jisté, zda jsou výsledky správné.
Nový systém změnil celý způsob práce
Řešením nebylo pouze zrychlit zadávání inventurních stavů. Bylo potřeba změnit celý postup a rozdělit sklad na menší, jednoznačně určené části.
Základem se staly tři nástroje:
- skladové pozice označené čárovým nebo QR kódem,
- mobilní terminál Zebra se čtečkou,
- možnost provádět a uzavírat inventuru postupně po jednotlivých částech skladu.
Skladník tak nemusí pracovat s dlouhým papírovým seznamem ani přemýšlet, co už bylo zkontrolováno. Přijde ke konkrétnímu regálu nebo pozici, načte její kód a následně skenuje zboží, které se na daném místě skutečně nachází.
MAXim přijatá data porovná s evidovaným stavem a případný rozdíl lze zkontrolovat okamžitě.
Inventura po jednotlivých pozicích
Celý sklad se nejprve rozdělí na menší úseky, například podle regálů, řad nebo konkrétních skladových pozic.
Následný postup je jednoduchý:
- Vybere se část skladu, která se bude právě kontrolovat.
- Dokončí se rozpracované pohyby týkající se daného úseku.
- Skladník načte kód pozice mobilním terminálem.
- Postupně naskenuje a spočítá uložené zboží.
- Výsledek se přenese do MAXimu a porovná s evidovaným množstvím.
- Případný rozdíl se ihned prověří a zpracuje.
- Dokončená část se uzavře a pokračuje se další pozicí.
Během kontroly jedné pozice může prodej a expedice pokračovat v ostatních částech skladu. Není tedy nutné zavřít celý provoz na jeden nebo dva dny. Organizačně se na krátkou dobu vyřadí pouze právě kontrolovaný úsek.
Po jeho dokončení se může běžná práce vrátit i tam a inventurní tým pokračuje v další části skladu.
Proč jsou skladové pozice tak důležité
Bez přesně evidovaných pozic musí pracovníci hledat stejné zboží na různých místech skladu. Snadno se potom stane, že se část zásoby započítá dvakrát nebo se naopak nenajde vůbec.
Díky skladovým pozicím je jasné:
- která část skladu se právě počítá,
- co už bylo dokončeno,
- kde má být konkrétní zboží uloženo,
- kdo a kdy danou pozici kontroloval,
- které pozice ještě zbývají.
Pozice tak neslouží pouze k rychlejšímu hledání zboží při výdeji. Výrazně zjednodušují také samotnou organizaci inventury.
Čtečka Zebra místo papírů a přepisování
Mobilní terminál umožňuje provádět celou kontrolu přímo ve skladu. Skladník nejprve načte pozici a poté jednotlivé karty zboží.
Odpadá ruční zapisování kódů na papír, následné přepisování do počítače i riziko, že pracovník zamění podobné položky.
Čtečka zároveň pomáhá udržet jednotný postup. Každý pracovník prochází pozice stejným způsobem a systém přesně ví, ke které části skladu načtené položky patří.
Inventura je díky tomu rychlejší, přehlednější a méně závislá na zkušenostech konkrétního pracovníka.
Rozdíly se řeší hned, ne až za několik dní
Při klasické inventuře se často nejprve spočítá celý sklad a teprve potom se začne zjišťovat, proč některé položky nesedí. Mezitím už ale mohou proběhnout další příjmy, výdeje a přesuny.
Po několika dnech je dohledání příčiny výrazně složitější.
Při inventuře po částech se případný rozdíl zobrazí hned po dokončení konkrétní pozice. Dokud jsou pracovníci stále na místě, mohou:
- položku znovu přepočítat,
- zkontrolovat sousední pozice,
- ověřit nerozpracovaný příjem nebo výdej,
- prověřit záměnu podobných kódů,
- a potvrzený rozdíl rovnou zpracovat.
Hotová část skladu je tak skutečně dokončená a není potřeba se k ní později znovu vracet.
Firma dostala nástroje i konkrétní návod
Nejdůležitější změnou nebylo jen pořízení nového programu nebo mobilní čtečky. Firma získala především jasný a opakovatelný postup, podle kterého může inventuru rozumně provést.
Místo jedné velké a obtížně řiditelné akce vznikla série menších kontrol:
- jedna část skladu,
- jednoznačně označené pozice,
- přímé načítání zboží,
- okamžité vyhodnocení rozdílů,
- uzavření hotového úseku,
- a pokračování další částí.
Inventuru lze rozložit do více etap, přizpůsobit provozu firmy a naplánovat tak, aby co nejméně omezovala prodej a expedici.
Inventura už nemusí znamenat zavřený sklad
Firmy se inventury často obávají proto, že ji vnímají jako několikadenní zastavení provozu a následné složité dohledávání rozdílů.
Se správně nastavenými skladovými pozicemi, mobilní čtečkou a průběžným zpracováním výsledků lze ale celý proces výrazně zjednodušit.
MAXim v tomto případě nepřinesl pouze evidenci inventurních stavů. Dal firmě nástroje a především praktický způsob, jak inventuru zvládnout po částech, pod kontrolou a bez nutnosti uzavřít celý sklad.
Řešíte ve firmě podobný problém a nevíte, jak inventuru za běžného provozu zorganizovat? Nezávazně s námi proberte svoje řešení.