Přechod na nový ERP systém není jen technický projekt. O tom, jak dobře se s novým řešením začne pracovat, rozhoduje také kvalita údajů, které do něj firma převede.
Pokud se bez kontroly přenesou všechny záznamy ze starého programu, dostanou se do nového prostředí také duplicity, neúplné karty, neplatné kontakty a dávno nepoužívané položky. Dobrá příprava dat pro ERP ale neznamená, že musí zaměstnanci ručně opravit každý historický řádek. Důležitější je vybrat potřebná data, sjednotit jejich strukturu a ověřit převod ještě před ostrým spuštěním.
Přechod na ERP začíná ještě před instalací systému
Samotná instalace ERP obvykle není jedinou ani největší částí přechodu. Nový systém může pracovat správně jen s údaji, které mají jasný význam a odpovídají skutečnému provozu firmy.
Typickým rizikem je přístup „převedeme všechno a opravíme to později“. V praxi se tím do nového systému přenesou také staré chyby. Uživatelé pak nevědí, která skladová karta je správná, na jakou adresu mají dodat zboží nebo zda účetní zásoba odpovídá fyzickému stavu.
Cílem přípravy proto není vytvořit dokonale čistý archiv celé historie. Cílem je zajistit spolehlivý základ pro nový provoz.
Nejdříve určete, která data firma skutečně potřebuje
Než začne úprava tabulek a exportů, je vhodné rozdělit dostupné záznamy podle jejich významu. Firma si tak ujasní, co musí být v novém ERP hned první den a co může zůstat dohledatelné ve starém systému nebo samostatném archivu.
Praktické rozdělení může vypadat takto:
- data nutná pro zahájení provozu, například aktivní skladové karty, aktuální partneři a počáteční zásoby,
- otevřené a aktuální záznamy, například rozpracované objednávky nebo nedokončené skladové pohyby,
- historická data potřebná pro dohledání, která má smysl převést nebo zpřístupnit jiným dohodnutým způsobem,
- údaje, které mohou zůstat v archivu původního systému,
- staré a nepoužívané záznamy, které nový provoz nepotřebuje.
Bezhlavý převod celé historie může nový systém zbytečně zaplnit nekvalitními daty. O rozsahu převodu by proto měli rozhodnout lidé, kteří vědí, jaké informace firma skutečně používá.
Příprava skladových karet
Skladová karta není jen název zboží. Navazuje na příjem, výdej, objednávky, ceny, daně i inventuru. Před převodem je proto potřeba zkontrolovat zejména:
- jednoznačný kód každé karty,
- správný a srozumitelný název,
- EAN a další používané čárové kódy,
- měrnou jednotku,
- sazbu DPH,
- nákupní a prodejní ceny,
- skupiny a kategorie sortimentu,
- dodavatelské kódy,
- rozlišení aktivních a již nepoužívaných položek,
- minimální a maximální zásobu, pokud ji firma používá,
- evidenci šarží, expirací nebo výrobních čísel, pokud je potřebná,
- skladové pozice, pokud s nimi bude nový provoz pracovat.
Jaké chyby se objevují nejčastěji
Jedna položka může být založená několikrát pod mírně odlišným názvem. Stejný EAN může být omylem přiřazen různým kartám. U jedné části sortimentu může být základní jednotkou kus, zatímco u jiné evidence balení, aniž by byl převod mezi jednotkami jasně popsaný.
Problémem bývají také názvy jako „materiál nový“, „zboží 2“ nebo zkratky, kterým rozumí jen jeden zaměstnanec. Zvlášť je vhodné označit staré karty, se kterými se už neobchoduje. Nemusí se automaticky mazat, ale neměly by překážet při každodenním výběru aktivního sortimentu.
Vyčištění adresáře obchodních partnerů
U obchodních partnerů je potřeba zkontrolovat jak identifikační údaje, tak informace používané při běžném prodeji, nákupu a fakturaci:
- název firmy,
- IČO a DIČ,
- fakturační adresu,
- dodací adresy a provozovny,
- kontaktní osoby,
- telefon a e-mail,
- splatnost a platební podmínky,
- přiřazené ceníky nebo obchodní podmínky, pokud se používají,
- duplicitní záznamy stejného partnera,
- neaktivní nebo zaniklé firmy.
Dva podobné názvy však nemusí automaticky znamenat duplicitu. Může jít o různé provozovny, samostatný záznam pro e-shop a kamennou prodejnu nebo několik dodacích adres jednoho zákazníka. Sporné záznamy proto mají před sloučením posoudit pracovníci, kteří zákazníky a dodavatele znají.
U kontaktů je zároveň dobré ověřit, zda jsou stále aktuální. Neplatný e-mail nebo telefon nemusí zabránit importu, ale chybu zaměstnanci pocítí hned při první objednávce nebo řešení dodávky.
Příprava skladů a počátečních stavů
Ještě před převodem musí být jasné, které sklady bude firma v novém systému skutečně vést. Pokud se mají používat skladové pozice, musí být dohodnutá jejich struktura a vazba na převáděné položky.
Stejně důležité je určit:
- jak se budou evidovat externí nebo dodavatelské zásoby,
- k jakému přesnému okamžiku přechod proběhne,
- jak se stanoví počáteční množství,
- zda je před ostrým spuštěním vhodná fyzická inventura,
- jak se převedou šarže, expirace a výrobní čísla,
- které rozpracované příjmy, výdeje nebo objednávky musí pokračovat v novém systému.
Import účetního množství sám o sobě nezaručí správný fyzický stav skladu. Jestliže evidence dlouhodobě neodpovídá realitě, převede se stejný rozdíl i do nového ERP. Kontrola stavů a podle situace také fyzická inventura proto patří k přípravě přechodu.
Další souvislosti skladového provozu shrnuje naše stránka věnovaná řešení pro sklad.
Excel jako praktický mezikrok
Data není nutné všechna ručně přepisovat. Excel může posloužit jako srozumitelný předávací formát mezi původní evidencí a systémem MAXim.
U importu lze podle připraveného zadání:
- vybrat konkrétní soubor,
- zvolit list, který obsahuje potřebná data,
- určit rozsah zpracovávaných řádků,
- určit používané sloupce,
- namapovat jednotlivé sloupce na odpovídající údaje v MAXimu,
- přizpůsobit nastavení skutečné struktuře dodaného souboru.
Tímto způsobem lze podle připraveného zadání převádět například skladové karty, adresář obchodních partnerů a další firemní údaje. Podrobněji jsme možnosti popsali v článku jak funguje import dat z Excelu do ERP.
Smyslem není nutit každou firmu, aby všechny tabulky předělala do jediného univerzálního formátu. Nejprve je však nutné pochopit význam zdrojových sloupců a jednoznačně určit, kam každý údaj patří. Sloupec označený jen „kód“ může například znamenat interní kód položky, dodavatelský kód nebo EAN. Bez vysvětlení by se mohl namapovat nesprávně.
Zkušební import před ostrým převodem
Zkušební import umožní odhalit neplatné hodnoty, chybějící vazby a nesprávné mapování v době, kdy je ještě možné bezpečně upravit zdrojová data nebo nastavení převodu.
- Připravte první reprezentativní vzorek dat.
- Proveďte zkušební import.
- Zkontrolujte počet přenesených záznamů.
- Prověřte několik konkrétních skladových karet a partnerů.
- Porovnejte důležité součty a skladová množství.
- Vypište nenalezené nebo neplatné hodnoty.
- Opravte zdrojová data nebo mapování.
- Import zopakujte.
- Teprve potom naplánujte ostrý převod.
Nestačí ověřit pouze to, že import doběhl. Kontrola by měla zahrnovat počet záznamů, důležité součty a konkrétní příklady. U skladové karty se kontroluje například kód, jednotka, DPH, cena a EAN. U partnera identifikační údaje, adresy a platební podmínky.
Určete odpovědné pracovníky
Správnost firemních dat nemůže posoudit pouze dodavatel ERP. Dodavatel může připravit import a pomoci určit strukturu, ale význam a aktuálnost údajů zná především firma.
- Skladník zná sortiment, skladové pozice a skutečné zásoby.
- Obchodník zná zákazníky, jejich dodací místa, ceníky a obchodní podmínky.
- Účetní rozumí daňovým, identifikačním a fakturačním údajům.
- Vedení projektu rozhoduje o rozsahu převodu a termínu přechodu.
Každá oblast by proto měla mít konkrétní odpovědnou osobu, která potvrdí, že připravená data odpovídají potřebám nového provozu.
Den ostrého přechodu
Ostrý převod musí mít jasně stanovený okamžik. Firma potřebuje vědět, kdy se ukončí zápisy do původního systému a ze kterého času pocházejí počáteční stavy v novém ERP.
Předem je nutné dohodnout:
- kdy se zastaví zápisy do původní evidence,
- které doklady se ještě dokončí ve starém systému,
- které záznamy už vzniknou v novém ERP,
- kdo provede závěrečnou kontrolu,
- kdo potvrdí počáteční skladové stavy,
- jak se vyřeší rozpracované doklady na rozhraní obou systémů.
Jasná hranice zabrání tomu, aby během převodu vznikaly nové záznamy současně na dvou místech a nebylo zřejmé, která evidence je platná.
Praktický kontrolní seznam před převodem
Před naplánováním ostrého přechodu si ověřte:
- ☐ Máme vybraná data určená k převodu.
- ☐ Známe význam všech důležitých sloupců.
- ☐ Odstranili jsme skutečné duplicity.
- ☐ Máme zkontrolované kódy a EAN.
- ☐ Máme ověřené partnery a adresy.
- ☐ Víme, které sklady a pozice budeme používat.
- ☐ Máme určený okamžik počátečních stavů.
- ☐ Proběhl zkušební import.
- ☐ Porovnali jsme počty a důležité součty.
- ☐ Máme určené odpovědné pracovníky.
- ☐ Máme naplánovaný ostrý přechod.
Připravujete přechod ze stávajícího programu, tabulek nebo několika oddělených evidencí na nový ERP systém? Nezávazně s námi proberte převod dat a nasazení MAXimu.
