Zavedení nového ERP systému zasahuje do míst, bez kterých firma nemůže fungovat – skladu, objednávek, fakturace, výroby, expedice nebo účetnictví. Není proto divu, že jednou z prvních obav bývá: Co když se při přechodu zastaví provoz?
Dobrá zpráva je, že zavedení ERP systému nemusí znamenat jednorázový převrat celé firmy. Ve většině případů je mnohem rozumnější rozdělit změnu na menší, kontrolovatelné kroky a postupně převádět jednotlivé části provozu.
Nejde přitom jen o technickou instalaci programu. Důležitější je správně rozhodnout, co převést, v jakém pořadí a co naopak vůbec nemá smysl přenášet ze starého způsobu práce.
Nejdříve je potřeba pochopit, jak firma skutečně funguje
Prvním krokem by neměla být instalace programu, ale pochopení současného provozu.
Jak vzniká objednávka? Kdo ji zpracuje? Kdy se rezervuje zboží? Jak probíhá vyskladnění? Kdy vzniká faktura? Jak se předávají údaje dopravci? Co se děje při reklamaci nebo vrácení zboží?
Na papíře může být celý postup jednoduchý. V reálném provozu ale často existují výjimky, pomocné tabulky nebo postupy, které zná jen několik konkrétních lidí.
Právě tyto detaily bývají při zavádění nového systému nejdůležitější.
Cílem není převést starý program do nového programu
Při přechodu na nové ERP bývá lákavé převést všechno přesně tak, jak to fungovalo doposud.
Stejné číselníky, stejné postupy, stejné pomocné evidence a někdy dokonce i stejné problémy.
To ale často znamená pouze to, že se starý způsob práce přesune do modernějšího programu.
Cílem není převést starý program do nového programu. Cílem je převést firmu na lepší způsob práce.
Pokud například zaměstnanec dnes ručně přepisuje objednávku z e-shopu do skladu a následně stejnou adresu ještě jednou do systému dopravce, není důvod tento postup zachovat. Nové řešení by mělo takové kroky pokud možno odstranit.
Nemusí se měnit všechno najednou
Jednou z největších výhod postupného zavádění je možnost rozdělit projekt na logické části.
Firma může například nejprve převést skladovou evidenci a fakturaci. Teprve po jejich stabilizaci se připojí e-shop, následně expedice, mobilní terminály, banka, účetnictví nebo další systémy.
V jiné firmě může být pořadí úplně jiné. Pokud je největším problémem příjem objednávek nebo výroba, je možné začít právě tam.
Pořadí by tedy nemělo vycházet z toho, jak jsou moduly seřazené v ceníku ERP systému, ale z toho, co firmu v každodenním provozu nejvíce omezuje.
Starý a nový systém mohou určitou dobu fungovat vedle sebe
Některé části provozu je možné před ostrým spuštěním ověřovat paralelně.
Uživatelé si mohou vyzkoušet skutečné pracovní situace, aniž by na novém systému okamžitě závisel celý chod firmy.
Typickým příkladem může být založení objednávky, příjem zboží, vyskladnění, vystavení dokladu nebo příprava zásilky.
Takový pilotní provoz často odhalí praktické věci, na které se při úvodní analýze nepřišlo. Některé tlačítko je na nevhodném místě, chybí údaj, který skladník potřebuje vidět, nebo je určitá operace zbytečně složitá.
Tyto připomínky je mnohem lepší vyřešit před ostrým spuštěním než během něj.
Ne všechna historická data je nutné převést
Převod dat bývá jednou z nejcitlivějších částí projektu.
Zákazníci, dodavatelé, karty zboží, aktuální zásoby, otevřené objednávky nebo neuhrazené doklady zpravidla potřebujete i v novém systému.
Otázkou ale je, zda má smysl převádět například mnoho let staré pohyby, uzavřené doklady nebo data, která už nikdo nepoužívá.
Někdy je lepší ponechat starý systém určitou dobu pouze jako archiv a do nového ERP převést jen údaje potřebné pro další provoz.
Výsledkem může být čistší databáze a jednodušší zahájení práce.
Převádět data nestačí. Je potřeba je také zkontrolovat
Samotný úspěšný import ještě neznamená, že jsou data připravena k ostrému provozu.
Je potřeba ověřit například stavy zásob, ceny, otevřené doklady, rezervace, vazby mezi kartami nebo účetní počáteční stavy.
U kritických údajů je vhodné udělat kontrolu ještě před spuštěním a následně znovu po převodu ostrých dat.
Přechod na nový systém je zároveň dobrou příležitostí odstranit dlouhodobě nepoužívané karty, duplicity nebo historické údaje, které se v evidenci postupně nahromadily.
Uživatelé potřebují řešit svoji práci, ne celý ERP systém
Školení nového systému nemusí znamenat několikahodinový výklad všech funkcí.
Skladník potřebuje vědět, jak přijmout zboží, najít skladovou pozici, vyskladnit objednávku nebo provést inventuru. Pracovník fakturace potřebuje jinou část systému a účetní zase další.
Nejúčinnější bývá školit lidi podle jejich skutečné práce.
Když si uživatel nové postupy rovnou vyzkouší na situacích, které každý den řeší, je přechod podstatně jednodušší.
Ostré spuštění musí mít jasný okamžik
I při postupném zavádění obvykle existuje okamžik, kdy se určitá část provozu definitivně přesune do nového systému.
Například poslední stav skladu se převede v pátek večer a od pondělního rána už všechny nové pohyby vznikají pouze v novém ERP.
V takové chvíli musí být jasné, který systém je od daného okamžiku hlavním zdrojem dat.
Není dobré, aby část pracovníků ještě několik dní zapisovala pohyby do starého programu a část už do nového. Právě tak vznikají rozdíly, které se později velmi obtížně dohledávají.
První dny ostrého provozu jsou součástí zavedení
Spuštěním projektu práce nekončí.
Právě první dny skutečného používání ukážou situace, které při testování nemusely nastat.
Objeví se první neobvyklá objednávka, storno, reklamace, nestandardní doprava nebo jiná výjimka.
Je proto důležité počítat s tím, že po spuštění se ještě některé věci doladí. Nejde nutně o chybu projektu. Reálný provoz je vždy pestřejší než testovací scénáře.
Integrace je možné přidávat postupně
Dnešní ERP obvykle nefunguje samostatně.
Napojení může zahrnovat e-shopy, banky, dopravce, EDI komunikaci, mobilní čtečky, výrobní technologie nebo další externí služby.
Není však nutné spustit všechny integrace ve stejný den.
Rozumnější může být nejprve stabilizovat základní proces a následně automatizovat další kroky. Firma tak přesně vidí, co která integrace přináší a případné problémy se snáze dohledávají.
Jak poznat, kde s přechodem začít?
Nejlepší výchozí bod bývá tam, kde dnes vzniká nejvíce ruční práce, chyb nebo zbytečných kontrol.
Pokud si nejste jistí, zda současný způsob evidence ještě odpovídá provozu firmy, věnujeme se tomuto tématu také v článku Kdy vám současný systém vedení skladu přestává stačit.
Podrobnější přehled samotného procesu nasazení systému MAXim najdete také na stránce Jak probíhá implementace.
ERP bez velkého třesku
Dobře připravené zavedení ERP systému není o tom, že se jeden večer vypne starý program a následující ráno musí celá firma začít pracovat úplně jinak.
Je to řízený proces, při kterém se postupně převádějí data, jednotlivé činnosti i uživatelé.
Někdy lze změnu zvládnout téměř bez omezení. Jindy je rozumné naplánovat krátkou odstávku nebo omezený provoz například kvůli závěrečnému převodu dat. Důležité je, aby firma dopředu věděla, co se kdy stane a kdo za jednotlivé kroky odpovídá.
V MJsoftu proto při zavádění systému MAXim vycházíme především z reálného provozu konkrétní firmy. Nesnažíme se měnit všechno jen proto, že se zavádí nový software.
To, co funguje dobře, může zůstat. To, co firmu zdržuje, má smysl zjednodušit nebo automatizovat.
