Důležitá firemní data často existují dříve, než pro ně vznikne místo v informačním systému. Část údajů si firma vede v Excelu, další tabulky pravidelně posílají zákazníci, dodavatelé nebo jiní obchodní partneři. Mohou obsahovat skladové karty, adresy, objednávky, příjemky, výdejky, obalové údaje nebo jiná strukturovaná data.
Takový soubor není nutné automaticky přepisovat řádek po řádku. Import dat z Excelu do ERP lze v systému MAXim nastavit podle skutečného uspořádání konkrétního souboru. Nejde však o bezmyšlenkovité načtení libovolné tabulky. Nejprve je potřeba určit, kde data začínají, co znamenají jednotlivé sloupce a podle jakých pravidel se mají uložit.
Cílem přitom není Excel zakázat. Pro mnoho firem zůstává praktickým výměnným formátem. Smyslem je nahradit opakované ruční přepisování kontrolovaným přenosem do společného systému.
Data existují, ale jsou mimo informační systém
V jedné z běžných situací dostává firma od obchodního partnera excelový sešit s údaji o produktech nebo obalech. Soubor má vlastní uspořádání, které nevzniklo podle databáze MAXimu. V prvních řádcích jsou vysvětlivky a záhlaví, potřebná data leží až na jednom z několika listů a pořadí sloupců odpovídá potřebám partnera.
Pracovník by mohl jednotlivé hodnoty otevřít, zkontrolovat a znovu zadat do systému. Při opakovaném zpracování ale stále pořizuje údaje, které už jednou vznikly. Každé další kopírování navíc vytváří prostor pro překlep, vynechaný řádek nebo záměnu sloupců.
Excel proto může sloužit jako jeden ze vstupních formátů pro MAXim. Import se připraví tak, aby respektoval vysvětlenou strukturu zdrojového souboru a předal jednotlivé hodnoty do odpovídající agendy systému.
Ruční přepisování Excelu není jediná možnost
Nastavitelný import odděluje dvě věci: podobu souboru, který firma dostává, a podobu údajů uložených v ERP. Soubor nemusí mít stejné názvy polí ani stejné pořadí sloupců jako systém. Musí však být dostatečně jednoznačný, aby bylo možné popsat, co která hodnota znamená.
Po nastavení se vybere zdrojový soubor, správný list, rozsah zpracovávaných řádků a sloupců a mapování jednotlivých hodnot. MAXim pak nepracuje jen s pořadím sloupců, ale s předem určenými vazbami. Pracovník místo ručního opisování kontroluje připravená data a výsledek importu.
Pokud firma dnes řeší vedle přepisování také rozdílné verze tabulek, neaktuální skladové stavy nebo obtížné dohledávání změn, související provozní signály shrnuje zveřejněný článek Pět signálů, že Excel už vašemu skladu nestačí.
Jaké údaje lze pomocí importu přenášet
Konkrétní možnosti vždy závisejí na agendě, do které mají data vstupovat. V různých projektech může jít například o:
- skladové karty a základní údaje o zboží,
- adresy zákazníků, dodavatelů nebo provozoven,
- položky objednávek, příjemek nebo výdejek,
- množství, měrné jednotky a další údaje dokladů,
- informace o balení a obalech,
- jiná opakovaně dodávaná strukturovaná data.
Jeden univerzální import bez nastavení automaticky neřeší všechny druhy dokladů a údajů. Každá agenda má vlastní povinné hodnoty, vazby a kontrolní pravidla. Import skladových karet se proto připravuje jinak než import adres nebo položek příjemky.
Nejdříve se vybere soubor a správný list
U importu lze nastavit konkrétní excelový soubor. Pokud sešit obsahuje více listů, musí se určit také list, ze kterého se mají údaje načítat. To je důležité například tehdy, když jeden list obsahuje aktuální data, druhý vysvětlivky a další historický přehled nebo pomocné výpočty.
Systém nemá sám hádat, který list je správný jen podle jeho názvu nebo umístění. Výběr vychází z vysvětlené struktury souboru a z dohody, která data jsou pro import určena.
Rozsah řádků a sloupců oddělí data od vysvětlivek
Tabulka často nezačíná prvním datovým řádkem. Nahoře může být název sestavy, datum vytvoření, několik řádků záhlaví nebo vysvětlující text. Na konci se naopak mohou objevit součty a poznámky, které do ERP nepatří.
V nastavení importu se proto určí první a poslední zpracovávaný řádek. Podobně lze vymezit rozsah používaných sloupců. MAXim načte jen část, která byla pro daný účel vybrána, a vynechá okolní obsah.
Toto vymezení není náhradou za kontrolu zdroje. Pokud se délka nebo uspořádání pravidelně dodávaného souboru mění, je potřeba ověřit, zda nastavený rozsah stále odpovídá skutečným datům.
Mapování určí, který sloupec patří do kterého údaje
Nejdůležitější částí nastavení je mapování. Uživatel nebo implementátor určí, co konkrétní sloupec obsahuje a do kterého pole systému má jeho hodnota vstoupit. Význam se nemá automaticky odvozovat pouze z pozice sloupce.
Jeden partner může mít kód produktu v prvním sloupci a název ve druhém. Jiný může začínat názvem, pokračovat množstvím a vlastní kód uvádět až později. Nastavitelné mapování umožní pracovat s oběma variantami, pokud je význam údajů známý a zdroj je dostatečně jednoznačný.
| Sloupec v Excelu | Význam údaje | Cílové pole v systému | Povinné nebo volitelné |
|---|---|---|---|
| Kód | Označení položky | Kód skladové karty | Podle agendy |
| Název | Popis položky | Název | Podle agendy |
| EAN | Identifikátor položky | EAN | Volitelné nebo povinné podle nastavení |
| Množství | Počet nebo objem | Množství na dokladu | Podle druhu importu |
| Cena | Cenový údaj | Odpovídající cenové pole | Podle agendy |
| Poznámka | Doplňující informace | Poznámka | Obvykle volitelné |
Tabulka pouze vysvětluje princip. Uvedená pole nejsou automaticky dostupná ani povinná pro každý import. Skutečné cíle a pravidla se určují podle konkrétní agendy a projektu.
Firma nemusí předělávat každý soubor do jedné pevné šablony
Pokud má zdrojový soubor stabilní a popsanou strukturu, lze import přizpůsobit jeho uspořádání. Firma nebo její partner tak nemusí pokaždé přesouvat sloupce do jedné univerzální šablony jen proto, aby se shodovaly s pořadím polí v databázi.
To neznamená, že MAXim bez přípravy načte libovolný Excel. Sloupce musejí mít jasný význam, datové typy musejí odpovídat dohodnutým pravidlům a změny struktury je potřeba zachytit. Nastavitelnost nahrazuje zbytečné ruční přeskládávání souboru, nikoli nutnost rozumět vstupním datům.
Nové záznamy, aktualizace a ochrana před duplicitami
Před spuštěním je potřeba domluvit, podle čeho systém pozná nový záznam, existující záznam nebo možnou duplicitu. U skladových karet může jako příklad sloužit interní kód nebo EAN. U adres může být potřeba kombinace jiných údajů. Nejde však o jediná pevná pravidla použitelná pro každou firmu.
Současně se určí, zda má import:
- zakládat pouze nové záznamy,
- aktualizovat už existující údaje,
- nebo podle dohodnutých podmínek provádět obě operace.
Bez této dohody by stejný řádek mohl nechtěně založit druhou kartu nebo přepsat údaj, který se měnit neměl. Identifikace a způsob aktualizace proto patří k základním rozhodnutím každého importního projektu.
Význam údajů se nemá pouze odhadovat
Sloupec označený například obecnou zkratkou může v jedné firmě znamenat interní kód a v jiné kód obchodního partnera. Číslo bez dalšího vysvětlení může představovat množství, cenu, hmotnost nebo počet balení. Import nemá chybějící význam slepě doplňovat ani odhadovat.
Pokud je zdrojový soubor nejednoznačný, musí se nejprve vysvětlit jeho struktura. Teprve potom lze hodnoty správně namapovat a určit, jak se zachovat při chybějícím nebo neznámém údaji. Bezpečnější je řádek zastavit ke kontrole než uložit přesvědčivě vypadající, ale nesprávnou hodnotu.
Praktický postup nastavení importu
- Vybere se zdrojový excelový soubor.
- Určí se správný list.
- Nastaví se první a poslední zpracovávaný řádek.
- Určí se používané sloupce.
- Sloupce se namapují na odpovídající údaje v MAXimu.
- Zkontroluje se vzorek vstupních dat.
- Provede se zkušební import.
- Po kontrole se zpracují zbývající data.
Při přípravě nového systému se import řeší společně s dalšími částmi převodu dat, ověřováním a přípravou ostrého provozu. Jednotlivé etapy popisuje stránka Jak probíhá implementace systému MAXim.
Nejdříve zkušební import na omezeném vzorku
U rozsáhlejšího souboru je vhodné nejprve zpracovat omezený a reprezentativní vzorek. Měl by obsahovat nejen běžné řádky, ale také situace, které mohou být problematické: chybějící volitelnou hodnotu, neznámý kód, odlišnou měrnou jednotku nebo záznam, který už v systému existuje.
Zkušební import ukáže, zda se data ukládají do správných polí, zda identifikace existujících záznamů funguje a zda se výjimky chovají podle dohody. Případná oprava mapování je v této fázi výrazně přehlednější než kontrola celého již zpracovaného souboru.
Před celým souborem se kontroluje obsah i formát
Kontrola se nemá omezit na to, zda import skončil bez technické chyby. Je potřeba ověřit, zda výsledek dává provozní smysl. Před ostrým zpracováním se proto kontroluje zejména:
- správnost mapování sloupců,
- formát datumů,
- desetinná čísla a použitý oddělovač,
- měrné jednotky a jejich význam,
- povinné a chybějící hodnoty,
- identifikace existujících záznamů,
- výsledek založení, aktualizace a kontroly duplicit.
Teprve po kontrole vzorku se zpracují zbývající data. Kvalita výsledku vždy závisí také na kvalitě a jednoznačnosti zdrojového souboru. Import omezí přepisování, ale nemůže sám opravit nejasný význam údajů.
Jednorázový převod dat i pravidelné načítání souborů
Import z Excelu může posloužit při prvotním převodu do nového systému. Firma tak využije existující karty, adresy nebo další připravené údaje a nemusí je při nasazení MAXimu všechny znovu pořizovat ručně.
Stejný princip lze použít také pro opakované načítání pravidelně dodávaných souborů. V takovém případě je zvlášť důležité, aby měl zdroj stabilní strukturu, aby byla jasná odpovědnost za jeho kontrolu a aby se předem vědělo, co se stane při změně sloupce, neznámé hodnotě nebo opakovaném záznamu.
Jednorázový převod a pravidelný import proto mohou používat podobné mapování, ale jejich provozní pravidla se liší. U opakovaného zpracování je potřeba počítat také s dohledem nad změnami zdroje a s řešením výjimek.
Excel je jen jedna z možností propojení
Excel dává smysl tehdy, když firma nebo partner předává srozumitelný strukturovaný soubor a dávkové zpracování odpovídá provozu. Není však jedinou cestou. Podle konkrétního projektu může MAXim pracovat také s jinými strukturovanými soubory, dodavatelskými feedy, API nebo EDI komunikací.
Vhodný způsob závisí na četnosti přenosu, množství dat, požadované automatizaci, možnostech druhé strany a pravidlech kontroly. Přehled dalších cest datového propojení nabízí stránka Integrace MAXim. Pokud se import týká hlavně skladových karet, příjmů nebo výdejů, související procesy přibližuje také řešení MAXim pro sklad.
Méně přepisování, ale stále kontrolovaná data
V anonymizovaném příkladu firma vybere soubor od obchodního partnera, správný list a řádky obsahující skutečná data. Sloupce s údaji o produktech nebo obalech namapuje na odpovídající pole. Na omezeném vzorku ověří formáty, identifikaci a výsledek a teprve potom načte zbývající řádky do příslušné části MAXimu.
Firma nemusí tabulku přepisovat po jednotlivých řádcích ani ji pokaždé předělávat podle jedné pevné šablony. Zároveň zůstává zachovaná kontrola nad tím, co se načítá, kam se údaje ukládají a kdy se má záznam založit nebo aktualizovat.
Excel tak může dál sloužit jako praktický výměnný formát. Rozdíl je v tom, že lidé už nejsou ručním propojením mezi tabulkou a ERP. Soustředí se na kontrolu vstupu a řešení výjimek, zatímco opakovatelný přenos provede nastavený import.
Začněte jedním konkrétním souborem
Pokud dnes pravidelně přepisujete stejnou tabulku, nejprve stačí popsat její strukturu: odkud přichází, který list obsahuje potřebné údaje, kde začínají data, co znamenají sloupce a podle čeho poznáte existující záznam. Na tomto základě lze posoudit, zda je vhodný nastavitelný import z Excelu a jaké kontroly má obsahovat.
Domluvte si nezávaznou konzultaci a probereme konkrétní soubor, cílovou agendu i bezpečný postup zkušebního a následného ostrého importu do systému MAXim.
