Skladový systém nemusí být vyloženě špatný, aby firmě přestal stačit. Často funguje řadu let bez větších problémů. Firma ale mezitím roste, přibývá zboží, objednávek, zaměstnanců, e-shopů, skladových míst nebo dalších činností. A řešení, které bylo původně jednoduché a přehledné, začne vyžadovat stále více práce okolo.
Někde je základem Excel, jinde jednoduchý skladový program nebo starší informační systém. Samotný použitý software přitom není to nejdůležitější. Podstatné je, zda stále odpovídá tomu, jak firma skutečně funguje.
V praxi se často ukáže, že systém technicky stále funguje. Problém je v tom, že lidé začínají stále více fungovat kolem něj.
Stav skladu už není jedna spolehlivá informace
Jedna z prvních věcí, která začne s růstem firmy vadit, je nejistota nad skutečným stavem zásob.
V evidenci je například deset kusů, ale dva jsou rezervované pro zákazníka, jeden je připravený k expedici a další kus možná fyzicky leží na jiném skladovém místě. Na první pohled tedy zboží skladem je, ve skutečnosti už ale nemusí být možné ho nabídnout dalšímu zákazníkovi.
Jakmile musí pracovník před potvrzením objednávky kontrolovat několik míst, ptát se kolegy nebo si stav ověřovat přímo ve skladu, evidence přestává plnit jednu ze svých hlavních funkcí.
Informace o zásobě by měla být důvěryhodná bez dalšího ověřování.
Vedle hlavního systému vznikají další tabulky a pomocné evidence
Velmi typickým signálem je vznik pomocných tabulek, poznámek a seznamů.
Samotný skladový program například eviduje příjem a výdej zboží, ale rezervace se vedou jinde. Objednávky z e-shopu se kontrolují v administraci e-shopu, expedice v systému dopravce a informace o některých zakázkách ještě v samostatné tabulce.
Každá taková evidence může samostatně fungovat dobře. Problém vzniká ve chvíli, kdy stejné údaje musí člověk ručně přenášet mezi několika systémy.
Čím více takových kroků vznikne, tím větší je prostor pro překlep, zapomenutou změnu nebo rozdíl mezi jednotlivými evidencemi.
Stejné údaje se zadávají opakovaně
Typickým příkladem je objednávka z e-shopu.
Objednávka vznikne v e-shopu, následně se přepíše nebo naimportuje do skladového systému, vytvoří se doklad, doplní se údaje pro přepravce a po expedici se ještě změní stav objednávky v e-shopu.
Pokud většinu těchto kroků provádí člověk ručně, může to při několika objednávkách denně fungovat bez problémů. Při desítkách nebo stovkách objednávek už ale stejný postup zabírá výraznou část pracovní doby.
Modernější skladový nebo informační systém by měl umět jednotlivé části provozu propojovat. Objednávka může automaticky vytvořit rezervaci, po vyskladnění vznikne doklad, údaje se předají dopravci a e-shop dostane informaci o změně stavu.
Cílem není automatizovat úplně všechno. Smysl má především odstranit činnosti, při kterých člověk pouze přepisuje údaje z jednoho místa na druhé.
Provoz stojí na tom, co si konkrétní lidé pamatují
V malém skladu často funguje velká část provozu díky zkušenosti jednoho nebo dvou lidí.
Vědí, kde které zboží leží, který zákazník má něco rezervované, co právě přišlo, která položka má jiný kód a jak se řeší konkrétní výjimky.
Dokud sklad obsluhuje malý stabilní tým, může tento způsob fungovat překvapivě dobře.
S růstem počtu zaměstnanců se ale situace mění. Nový pracovník potřebuje jasně vědět, co má udělat. Neměl by být závislý na tom, zda je právě v práci kolega, který zná sklad zpaměti.
V takové chvíli začínají být důležité například skladové pozice, čárové kódy, mobilní terminály, řízené vyskladnění nebo kontrola expedice.
Systém tak nepomáhá pouze evidovat zboží. Pomáhá také sjednotit způsob práce ve skladu.
Chyba se zjistí až příliš pozdě
Dalším problémem jednoduchých evidencí je obtížné dohledávání historie.
Stav zásoby nesouhlasí. Kdo ho změnil? Kdy vznikl rozdíl? Z jakého dokladu? Bylo zboží přijato, vydáno, přesunuto nebo pouze rezervováno?
Čím více lidí se systémem pracuje, tím důležitější je možnost zpětně dohledat jednotlivé operace.
Dobře vedená historie změn pomáhá nejen při hledání chyby. Často umožní zjistit její příčinu a zabránit tomu, aby se stejná situace opakovala.
Inventura znamená zastavení provozu a několik dní dohledávání rozdílů
Inventura je dobrým testem kvality skladové evidence.
Rozdíly při inventuře samozřejmě mohou vzniknout v každém skladu. Rozhodující je jejich množství a především to, jak snadno se podaří zjistit jejich příčinu.
Pokud je nutné sklad na dlouhou dobu zastavit, vytisknout rozsáhlé seznamy, ručně zapisovat nalezené množství a následně několik dní porovnávat výsledky s evidencí, bývá prostor celý proces výrazně zjednodušit.
Při použití čteček nebo mobilních terminálů lze fyzické stavy zaznamenávat přímo ve skladu a průběžně je porovnávat se systémem.
Inventura se pak nemusí měnit v mimořádnou událost, které se všichni několik týdnů dopředu obávají.
Sklad už není samostatný ostrov
Ve chvíli, kdy firma používá e-shop, více prodejních kanálů, externí dopravce, banku, účetnictví nebo elektronickou výměnu dokladů, přestává být sklad samostatnou evidencí.
Informace musí mezi jednotlivými systémy proudit.
E-shop potřebuje znát dostupnost zboží. Sklad potřebuje objednávky. Expedice potřebuje adresu a způsob dopravy. Po odeslání zásilky je potřeba vrátit její číslo nebo stav zpět k objednávce.
Pokud mezi jednotlivými systémy stojí člověk a údaje ručně přepisuje, postupně se z něj stává spojovací článek mezi programy.
Právě integrace bývají jedním z nejčastějších důvodů, proč firma začne hledat robustnější řešení.
Nejde jen o velikost skladu
Není možné říct, že od určitého počtu položek nebo objednávek musí firma používat ERP systém.
Sklad s několika tisíci kartami může mít velmi jednoduchý provoz. Naopak menší sklad může pracovat s více e-shopy, rezervacemi, výrobou, sadami zboží nebo složitější expedicí a potřebovat podstatně pokročilejší řešení.
Rozhodující tedy není pouze velikost skladu, ale hlavně složitost jeho provozu.
Kdy začít uvažovat o změně skladového systému?
Dobrým vodítkem není otázka, zda současný systém ještě funguje.
Lepší je podívat se na to, kolik činností musí lidé dělat navíc, aby fungoval celý provoz kolem něj.
Pokud jsou běžnou součástí dne pomocné tabulky, ruční přepisování údajů, několikanásobné kontroly, dohledávání rozdílů nebo informace uložené pouze v hlavách jednotlivých zaměstnanců, stojí za to současný způsob práce znovu promyslet.
Někdy stačí upravit stávající systém nebo doplnit jednu chybějící funkci. Jindy už dává větší smysl přejít na řešení, které propojí sklad s dalšími částmi firmy.
ERP nemusí znamenat revoluci ze dne na den
Přechod na nový systém nemusí znamenat, že firma jednoho dne všechno vypne a následující ráno začne fungovat úplně jinak.
V praxi je často lepší postupovat po jednotlivých oblastech. Nejprve například sjednotit skladovou evidenci, následně napojit e-shop, expedici, mobilní terminály nebo další části provozu.
Díky tomu se může nový systém přizpůsobovat skutečným potřebám firmy a není nutné měnit současně všechno, co mnoho let fungovalo dobře.
Dobré informační řešení by totiž nemělo firmu nutit pracovat podle programu. Program by měl podporovat způsob, jakým firma potřebuje pracovat.
Právě tak k nasazování systému MAXim přistupujeme i v MJsoftu. Nejdříve se snažíme pochopit skutečný provoz firmy a teprve potom řešit, které části má smysl evidovat, propojit nebo automatizovat.
