Při výběru ERP serveru se dříve nebo později objeví otázka, kde vlastně bude celý systém běžet. Na serveru přímo ve firmě? Na pronajatém virtuálním serveru? Nebo „v cloudu“?
Na první pohled jde o technické rozhodnutí. Ve skutečnosti ale ovlivňuje každodenní provoz firmy – rychlost práce, vzdálený přístup, zálohování, tisk, správu počítačů i to, co se stane při výpadku internetu.
A ještě jedna důležitá věc: pojem cloud může znamenat několik velmi rozdílných řešení. Proto není dobré rozhodovat jen podle toho, zda dodavatel používá slovo cloud.
Nejdříve si ujasněme, co znamená „cloud“
Pod označením cloud se dnes skrývá prakticky všechno, co neběží na počítači nebo serveru přímo ve firmě.
Může jít například o:
- pronajatý virtuální Windows server v datacentru,
- server provozovaný dodavatelem informačního systému,
- webovou aplikaci dostupnou pouze přes internetový prohlížeč,
- nebo kompletní službu, kde zákazník vůbec neřeší operační systém, databázi ani aktualizace.
Z pohledu uživatele mohou všechny tyto varianty vypadat podobně – systém je dostupný přes internet. Z pohledu správy, nákladů, výkonu a možností úprav jsou mezi nimi ale velké rozdíly.
ERP server přímo ve firmě
Klasická varianta je ERP server umístěný přímo ve firmě.
ERP, databáze a další služby běží v místní síti. Uživatelé tedy při běžné práci komunikují se serverem přes LAN a nejsou závislí na rychlosti internetového připojení.
Výhodou je především plná kontrola nad prostředím. Firma má server fyzicky u sebe a může si sama určit jeho výkon, konfiguraci i způsob zabezpečení.
Na druhou stranu se o celý provoz musí někdo starat.
Je potřeba řešit například:
- hardware a jeho případnou poruchu,
- Windows Server a aktualizace,
- disky a jejich kapacitu,
- zálohování databází,
- zálohy samotného serveru,
- UPS a výpadky elektřiny,
- antivirovou ochranu,
- vzdálený přístup,
- a časem také obměnu celého zařízení.
Vlastní ERP server tedy neznamená pouze jednorázový nákup počítače. Je to zařízení, které se musí několik let spolehlivě provozovat.
Kdy dává vlastní server smysl
Lokální server může být velmi dobrým řešením například tam, kde většina uživatelů pracuje na jednom místě a systém je silně propojený s lokální sítí, výrobou nebo dalšími zařízeními.
Výhodou může být také velmi rychlá komunikace mezi pracovními stanicemi a databází.
Pokud firma zároveň má vlastní IT správu nebo spolehlivého externího správce, nemusí být provoz vlastního ERP serveru žádný problém.
Virtuální server – vlastní server, který není u vás
Druhou možností je virtuální privátní server, často označovaný jako VPS.
Zjednodušeně lze říct, že firma má svůj ERP server, jen fyzicky neběží v její kanceláři, ale v profesionálním datacentru.
Uživatelé se k němu obvykle připojují prostřednictvím vzdálené plochy, VPN nebo jiné zabezpečené komunikace.
Výhodou je, že firma nemusí pořizovat vlastní serverový hardware ani řešit, jestli v kanceláři vypadne elektřina nebo odejde fyzický disk.
Výkon serveru je navíc často možné relativně snadno zvýšit. Pokud začne být potřeba více paměti, větší disk nebo výkonnější procesor, změna může být jednodušší než nákup nového fyzického serveru.
VPS ale není server bez správy
Tohle bývá časté nedorozumění.
Virtuální server v datacentru sice řeší fyzický hardware, ale uvnitř stále běží operační systém, databáze a aplikace.
Někdo tedy pořád musí řešit například:
- aktualizace Windows,
- uživatelské účty a oprávnění,
- databázový server,
- zálohy,
- ochranu před napadením,
- certifikáty a vzdálený přístup,
- a instalaci nebo aktualizaci ERP systému.
VPS tedy odstraňuje starost o fyzický server, ale ne nutně starost o jeho software a správu.
Co se stane, když vypadne internet?
Tohle je jedna z nejpraktičtějších otázek při rozhodování, kde má ERP server běžet.
Pokud ERP běží na lokálním serveru, výpadek internetu nemusí běžnou práci ve skladu nebo fakturaci vůbec zastavit. Nebudou samozřejmě fungovat služby, které internet potřebují – například e-shop, bankovní komunikace nebo některé služby dopravců.
Pokud ale celý systém běží na vzdáleném serveru, bez internetového připojení se uživatelé k ERP zpravidla nedostanou.
U firem, jejichž provoz je na systému kriticky závislý, proto může mít smysl záložní internetové připojení, například přes jiného poskytovatele nebo mobilní síť.
A co tiskárny, čtečky a další zařízení?
ERP systém není pouze databáze a obrazovka.
Ve skutečném provozu se k němu často připojují tiskárny štítků, čtečky čárových kódů, mobilní terminály, váhy, platební terminály nebo další zařízení.
Při lokálním provozu bývá komunikace s takovými zařízeními většinou přímočará.
U vzdáleného ERP serveru je potřeba předem promyslet, jak budou lokální zařízení se systémem komunikovat. Některé věci lze jednoduše přesměrovat přes vzdálenou plochu, jiné vyžadují vlastní síťové řešení nebo samostatnou službu.
Právě tyto zdánlivé detaily někdy rozhodnou o tom, která varianta je pro konkrétní firmu praktičtější.
Záloha není totéž jako server v cloudu
Další častý omyl je představa, že pokud server běží v datacentru, není potřeba řešit zálohy.
Je.
I profesionální datacentrum chrání především svůj hardware a infrastrukturu. To ještě automaticky neznamená, že máte správně nastavenou historii záloh vlastní databáze nebo možnost vrátit data například několik dní zpět.
U každého ERP serveru je proto dobré vědět:
- co přesně se zálohuje,
- jak často,
- kolik verzí záloh se uchovává,
- kde fyzicky zálohy leží,
- a jak dlouho by trvalo obnovení provozu.
Teprve tehdy je možné říct, že je zálohování skutečně vyřešené.
Měsíční pronájem, nebo vlastní investice?
U vlastního serveru vznikne větší náklad zpravidla na začátku. Server se pořídí a následně několik let používá.
U virtuálního serveru se naopak obvykle platí pravidelný měsíční poplatek.
Na první pohled je tedy snadné porovnat cenu serveru s několika lety pronájmu VPS. Takové srovnání ale není úplné.
Do nákladů vlastního ERP serveru patří také spotřeba elektřiny, zálohovací zařízení, správa, servis, případné opravy a časem jeho obměna.
U virtuálního serveru zase mohou cenu ovlivňovat například licence Windows, vzdálené uživatelské licence, velikost disků, zálohy nebo vyšší výkon.
Proto není možné obecně říct, že cloud je vždy levnější nebo že vlastní server je vždy výhodnější.
Výkon není jen počet procesorů a gigabajtů paměti
U ERP systému je důležitá nejen hrubá výpočetní síla serveru, ale také způsob, jakým uživatelé k systému přistupují.
Databázové aplikace mohou být citlivé na kvalitu síťového spojení. Proto často dává smysl, aby samotná databáze a aplikace běžely blízko sebe – například přímo na jednom serveru nebo ve stejné síti – a uživatel dostával přes internet pouze obraz vzdálené pracovní plochy.
Takové uspořádání může být v praxi rychlejší a stabilnější než situace, kdy každá pracovní stanice komunikuje s databází přes internet.
Bezpečnost není automatickou vlastností cloudu ani lokálního serveru
Obě varianty mohou být velmi bezpečné. A obě mohou být nastavené špatně.
Rozhodující je způsob správy.
Silná hesla, omezená uživatelská oprávnění, aktualizace, VPN, firewall, zálohy a kontrola vzdáleného přístupu mají větší význam než samotná informace, zda ERP server stojí ve firmě nebo v datacentru.
Jak vybrat správné řešení pro ERP server?
Neexistuje jedna varianta vhodná pro všechny firmy.
Při rozhodování je lepší položit si několik praktických otázek:
- Kolik lidí bude v systému pracovat?
- Pracují všichni na jednom místě, nebo z více poboček?
- Potřebují zaměstnanci přístup z domova nebo z terénu?
- Jak kritický je výpadek internetu?
- Jaká lokální zařízení musí se systémem komunikovat?
- Má firma někoho, kdo se dokáže starat o vlastní server?
- Jak rychle bude růst počet uživatelů nebo objem dat?
- Jak je řešené zálohování a obnova provozu?
Odpovědi na tyto otázky jsou důležitější než obecné tvrzení, že cloud je modernější nebo že vlastní server poskytuje větší kontrolu.
MAXim může běžet lokálně i na vzdáleném ERP serveru
U systému MAXim nemusí být zákazník vázán pouze na jeden způsob provozu.
Systém může běžet na ERP serveru přímo ve firmě, ale stejně tak může být provozovaný na virtuálním Windows serveru v datacentru.
Volbu proto řešíme podle konkrétní situace – počtu uživatelů, způsobu práce, požadavků na vzdálený přístup, lokálních zařízení i stávající infrastruktury.
V některé firmě je nejjednodušší ponechat dobře fungující lokální server. Jinde dává větší smysl přesunout celý systém do datacentra a připojovat uživatele vzdáleně.
Správná otázka tedy není „Je lepší server, nebo cloud?“. Správná otázka je: „Které řešení bude nejlépe fungovat právě v našem provozu?“
