Velký odběratel posílá pravidelně objednávky s mnoha položkami. V každé jsou kódy zboží, množství, měrné jednotky, termín a místo dodání. Pokud objednávka dorazí jako příloha e-mailu, musí ji pracovník odbytu nejdříve otevřít a poté všechny potřebné údaje znovu zadat do informačního systému.
Jeden přepis nemusí působit jako velký problém. Při opakovaných objednávkách však vzniká rutinní práce a spolu s ní prostor pro překlep v kódu, záměnu množství, vynechanou položku nebo chybnou dodací adresu. Chyba se navíc často projeví až ve skladu, při expedici nebo na faktuře.
EDI komunikace umožňuje, aby se obchodní doklady předávaly mezi propojenými systémy jako strukturovaná data. V řešeních MJsoft může být systém MAXim napojen na elektronickou výměnu dokladů prostřednictvím služby ORION. Tímto způsobem lze komunikovat také s velkými obchodními partnery, aniž by bylo nutné jejich objednávky ručně přepisovat.
PDF v e-mailu ještě není elektronická výměna dat
Objednávka v PDF může dorazit elektronicky, pro informační systém je to však zpravidla stále jen dokument určený ke čtení člověkem. Někdo z něj musí převzít jednotlivé položky, množství, kódy a další údaje. Totéž často platí pro tabulku zaslanou e-mailem.
EDI je zkratka z anglického Electronic Data Interchange, tedy elektronická výměna dat. Nepřenáší pouze obraz dokumentu nebo přílohu. Přenáší údaje v předem dohodnuté struktuře, takže je druhý systém dokáže rozpoznat, zkontrolovat a dále zpracovat.
Mezi běžnými způsoby přijetí dokladu proto existuje praktický rozdíl:
| Způsob přijetí | Co do firmy přichází | Jak pokračuje zpracování | Kdy může dávat smysl |
|---|---|---|---|
| PDF nebo Excel v e-mailu | Dokument nebo tabulka určená především pro člověka | Obsluha údaje přečte, zkontroluje a obvykle je zadá do systému | Menší nebo nepravidelný počet různorodých dokladů |
| Import připraveného souboru | Soubor v dohodnutém formátu | Pracovník soubor získá, spustí import a vyřeší případné chyby | Pravidelné dávkové zpracování, kde není potřeba plně propojená komunikace |
| Strukturovaná EDI zpráva | Jednoznačně uspořádaná data předaná mezi systémy | Propojené systémy zprávu převezmou, ověří a podle nastavení zpracují | Pravidelná výměna většího množství standardizovaných dokladů |
EDI tedy není jediné správné řešení pro každou firmu. Největší smysl má tam, kde si obchodní partneři opakovaně vyměňují větší množství dokladů a dokážou se dohodnout na jejich struktuře, identifikaci a pravidlech zpracování. Přehled dalších možností datového propojení nabízí stránka Integrace MAXim.
Objednávka se načte přímo do MAXimu
Při příjmu obchodní objednávky převezme komunikační služba EDI zprávu a předá její data systému MAXim. Systém z nich může vytvořit odpovídající objednávku se zákazníkem, položkami, množstvím, dodací adresou a dalšími dohodnutými údaji.
Pracovník tak nemusí opisovat každý řádek z e-mailu nebo PDF. Jeho úkolem není znovu pořídit data, která už obchodní partner jednou zadal, ale zkontrolovat výsledek a řešit situace, které automatické zpracování nemůže bezpečně rozhodnout.
Jak objednávka projde EDI komunikací
- Obchodní partner odešle strukturovanou EDI zprávu.
- Komunikační služba zprávu předá systému MAXim.
- MAXim ověří partnera a propojení jednotlivých položek.
- Z přijatých údajů vytvoří odpovídající objednávku.
- Obsluha vyřeší případné nerozpoznané údaje nebo výjimky.
- Potvrzená objednávka pokračuje do skladu, expedice a fakturace.
- Z MAXimu mohou podle nastavení odejít další navazující EDI zprávy.
Způsob i interval předávání se mohou v jednotlivých instalacích lišit. Někde se zprávy zpracovávají častěji, jinde v naplánovaných dávkách. Důležité je, aby pravidla odpovídala provozu firmy a dohodě s konkrétním partnerem, ne aby se bez ověření slibovalo zpracování každého dokladu v reálném čase.
Kódy partnera se musí propojit se skladovými kartami
Samotné přijetí strukturované zprávy nestačí. Objednávka může obsahovat kód, pod kterým zboží eviduje odběratel, zatímco dodavatel má stejnou položku v MAXimu vedenou pod jiným označením. Aby mohl systém vytvořit správný řádek objednávky, musí oba údaje jednoznačně propojit.
Pro přiřazení mohou podle konkrétního projektu sloužit například:
- EAN produktu,
- kód odběratele,
- kód dodavatele,
- předem připravená převodní tabulka.
Mapování se připravuje a ověřuje při zavádění komunikace. Nestačí předpokládat, že podobný název znamená stejnou položku. Jednoznačná vazba je důležitá pro správnou objednávku, rezervaci zboží i navazující skladový pohyb.
Automatický přenos potřebuje automatickou kontrolu
Po načtení zprávy musí MAXim zkontrolovat, zda rozpoznal obchodního partnera, všechny položky, měrné jednotky a další povinné údaje. Kontrola může podle nastavení zahrnovat také dodací místo, požadovaný termín nebo návaznost na dohodnuté číselníky.
Automatizace nemá znamenat, že systém přijme jakákoli data a bez povšimnutí je pošle dál. Jejím cílem je bezpečně zpracovat známé a jednoznačné situace a včas oddělit ty, které vyžadují rozhodnutí člověka.
Nerozpoznaná položka se nesmí ztratit v procesu
Obchodní partner může objednat novou položku, použít dosud nezavedený kód nebo poslat údaj, který nelze jednoznačně přiřadit. V takovém případě musí vzniknout srozumitelné upozornění pro obsluhu. Chybný nebo neúplný doklad se nemá automaticky zařadit do dalšího zpracování, jako by byl v pořádku.
Pracovník může doplnit chybějící vazbu, ověřit správnou měrnou jednotku nebo situaci řešit s obchodním partnerem. Po opravě lze objednávku znovu zkontrolovat a teprve potom potvrdit pro další kroky. Výjimka tak nezastaví celý princip automatizace, ale zůstane viditelná a dohledatelná.
Po přijetí pokračují stejná data do skladu, expedice a fakturace
Úspěšně přijatá objednávka se stává běžným dokladem v MAXimu. Podle nastavení konkrétní firmy může navázat rezervace zboží, příprava skladu, vychystání, expedice a fakturace. Údaj pořízený obchodním partnerem tak nemusí být znovu zadáván v každém oddělení.
Praktickou návaznost objednávek, zásob a předání zásilky dopravci popisuje stránka E-shop, sklad a expedice v jednom toku. Samotnou práci s příjmem, výdejem, pozicemi a inventurou přibližuje také řešení MAXim pro sklad.
Z MAXimu mohou odcházet navazující doklady
EDI komunikace nemusí končit přijatou objednávkou. Podle dohody s obchodním partnerem může projekt zahrnovat například potvrzení objednávky, avízo o dodání, dodací list nebo fakturu. Odchozí zpráva se vytvoří z údajů, které už jsou evidované v MAXimu, takže pracovník nemusí stejné informace znovu přepisovat do portálu partnera.
Ne každé napojení ale automaticky používá všechny typy zpráv. Rozsah se stanovuje pro konkrétní vztah a může být užší i širší podle procesů obou stran. Nejprve je proto potřeba určit, které doklady se skutečně vyměňují, kdo je vytváří a jak se potvrzuje jejich přijetí.
Jednoznačná identifikace chrání před duplicitou
Každý přenášený doklad musí mít jednoznačnou identifikaci. Zpráva se totiž může po technickém přerušení nebo nejasném potvrzení odeslat znovu. Systém musí umět poznat, zda jde o nový doklad, nebo o opakovaný přenos stejné objednávky.
Bez této kontroly by mohly vzniknout dvě objednávky, dvě rezervace nebo dokonce dvě expedice. Ochrana před duplicitním zpracováním proto není doplněk, ale jedna ze základních podmínek spolehlivého napojení.
Automatickou komunikaci je potřeba sledovat
To, že se data přenášejí bez ručního přepisování, neznamená provoz bez kontroly. Komunikace potřebuje stavy, protokoly a upozornění na chyby. Odpovědný pracovník musí být schopen zjistit, zda byla zpráva přijata, zpracována, odmítnuta nebo čeká na vyřešení výjimky.
Dobře nastavený dohled odpovídá zejména na tyto otázky:
- Který doklad přišel a kdy byl zpracován?
- Vznikla z něj objednávka v MAXimu?
- Které údaje nebylo možné rozpoznat?
- Kdo má výjimku vyřešit?
- Byla navazující zpráva vytvořena a předána?
Protokol neslouží jen technikům. Pomáhá odbytu, skladu i fakturaci rychle zjistit, kde se konkrétní doklad nachází a proč nepokračoval obvyklým způsobem.
Člověk řeší výjimky místo rutinního přepisování
Smyslem EDI není odstranit lidi z procesu. Automatický přenos převezme opakované zadávání údajů, zatímco pracovník dál kontroluje obchodní souvislosti, řeší neznámé položky, změny termínů a další výjimky, které vyžadují zkušenost nebo domluvu.
Podobný princip používá také propojení e-shopu s ERP: data objednávky vzniknou v jednom systému a do druhého se přenesou bez nového opisování. Praktický příklad popisuje článek Propojení Shoptetu s ERP. U EDI se liší partner, struktura i pravidla komunikace, cíl je však obdobný: pořídit údaj jednou a dál s ním bezpečně pracovat.
Každé EDI napojení se nastavuje podle partnera
Úspěšné napojení začíná dohodou, nikoli samotným zapnutím přenosu. Je potřeba určit druhy zpráv, povinné údaje, používané kódy, mapování položek, interval zpracování, identifikaci dokladů i postup při chybě. Následuje ověření na skutečných, ale bezpečně připravených datech a kontrola, zda obě strany vykládají přenesené údaje stejně.
Výsledkem nemá být pouze technicky doručená zpráva. Objednávka musí správně zapadnout do běžného provozu firmy a navázat na sklad, expedici a fakturaci tak, jak firma skutečně pracuje.
Začněte konkrétním dokladem a konkrétním partnerem
Pokud vaše firma pravidelně přepisuje rozsáhlé objednávky od obchodního partnera, dává smysl nejdříve popsat současnou cestu jednoho dokladu. Zjistit, odkud přichází, které údaje se přepisují, jak se párují položky a kde dnes vznikají chyby nebo prodlevy.
Na tomto základě lze posoudit, zda je vhodná EDI komunikace, import souboru nebo jiný způsob propojení a jak má napojení na MAXim vypadat. Domluvte si nezávaznou konzultaci a probereme rozsah komunikace, potřebné kontroly i návaznost na váš sklad, expedici a fakturaci.
