Objednávka od velkého obchodního partnera může obsahovat desítky nebo stovky položek. Pokud ji pracovník ručně přepisuje do informačního systému, spotřebuje tím čas a současně vzniká riziko chyby v kódu, množství, ceně nebo dodacích údajích. EDI umožňuje předávat obchodní doklady mezi systémy elektronicky a ve strukturované podobě.
Proč není vhodné objednávky obchodních řetězců ručně přepisovat
Dokument přijatý e-mailem může být dobře čitelný pro člověka, ale jeho položky obvykle musí někdo znovu zadat do informačního systému. Každé takové přepsání odděluje objednávku od navazující práce ve skladu, expedici a fakturaci a vytváří další prostor pro chybu.
EDI objednávka je naproti tomu strojově zpracovatelný soubor strukturovaných dat. Systém může převzít například identifikaci dokladu, obchodní údaje a jednotlivé řádky objednávky do odpovídajícího dokladu, aniž by pracovník musel každou položku opisovat.
Co znamená EDI v běžném obchodním provozu
EDI (Electronic Data Interchange) je elektronická výměna strukturovaných obchodních dokladů mezi systémy. Nejde tedy jen o odeslání běžného dokumentu elektronickou cestou. Podstatné je, že data mají podobu, se kterou mohou navazující systémy dále pracovat.
Konkrétní podoba napojení se přizpůsobuje požadavkům daného obchodního partnera. V řešeních pro systém MAXim zajišťuje přenos objednávky a výsledné faktury Orion EDI.
Jak EDI objednávka prochází systémem MAXim
- Obchodní partner odešle elektronickou objednávku prostřednictvím EDI.
- Objednávka se přes Orion EDI importuje do systému MAXim.
- Údaje objednávky se převedou do odpovídajícího dokladu v MAXimu bez ručního přepisování každého řádku.
- MAXim při importu kontroluje, zda objednané položky odpovídají známým skladovým kartám.
- Pokud se objeví neznámá položka, systém na ni uživatele při importu upozorní.
- Objednávka pokračuje do běžného skladového a expedičního procesu.
- Při expedici lze pracovat s SSCC kódy logistických jednotek.
- Po uskutečnění dodávky se v MAXimu vytvoří faktura.
- Data faktury se prostřednictvím EDI předají obchodnímu partnerovi.
Import objednávky a kontrola skladových karet
Při importu se data EDI objednávky převedou do odpovídajícího dokladu v MAXimu. Uživatel tak nemusí znovu zadávat jednotlivé objednané položky a doklad může navázat na další zpracování v jednom informačním systému.
Důležitou součástí importu je kontrola položek proti skladovým kartám. MAXim ověřuje, zda objednané položky zná. Pokud se v datech objeví položka, kterou nelze přiřadit ke známé skladové kartě, systém uživatele upozorní už při importu. Nesoulad je tedy viditelný dříve, než objednávka postoupí dál.
Návaznost na sklad, expedici a SSCC
Po přijetí a kontrole objednávka pokračuje do běžného skladového a expedičního procesu. V MAXimu tak zůstává zachovaná návaznost mezi přijatým dokladem a následnou prací s objednávkou. Více o možnostech systému najdete na stránce řešení pro sklad.
Při expedici lze pracovat s SSCC kódy. SSCC je jednoznačné označení logistické jednotky, například palety nebo balení. Pomáhá odlišit konkrétní jednotku v logistickém toku a pracovat s označením, které požaduje obchodní partner.
Od uskutečněné dodávky k EDI faktuře
Po uskutečnění dodávky se v MAXimu vytvoří faktura. Její data se následně exportují a prostřednictvím EDI předají obchodnímu partnerovi. Tok dokladů tak navazuje od přijaté objednávky přes sklad a expedici až po výslednou fakturu.
Rozsah zde popsaného řešení zahrnuje přijetí objednávky a předání faktury. MAXim v tomto řešení neposílá potvrzení objednávky ani elektronické avízo o dodání DESADV. Popis také neznamená, že celý proces probíhá plně automaticky nebo v reálném čase.
Zkušenosti s napojením na obchodní řetězce
Systém MAXim jsme přizpůsobovali pro EDI komunikaci prostřednictvím Orion EDI s obchodními partnery, jako jsou Alza, Hornbach a Baumax. Jde o příklady skutečně řešených napojení; konkrétní datová podoba a průběh komunikace se vždy řídí požadavky daného partnera.
EDI je proto vhodné řešit jako součást širší integrace informačního systému. Nestačí jen převzít soubor: důležité je správně navázat data na skladové karty, doklady, expedici a fakturaci v MAXimu.
Praktické přínosy navazujícího toku dat
- omezení ručního přepisování objednávky,
- menší prostor pro chybu při zadávání položek,
- včasné upozornění na neznámou skladovou kartu,
- návaznost objednávky na sklad, expedici a fakturaci,
- dohledání souvisejících dokladů v jednom informačním systému,
- možnost pracovat s požadovaným označením logistických jednotek,
- přizpůsobení komunikace požadavkům konkrétního obchodního řetězce.
Od objednávky k faktuře bez opakovaného přepisování
Hlavním přínosem EDI napojení není samotný elektronický přenos souboru, ale návaznost dat na další firemní procesy. Objednávka se importuje do MAXimu, při importu se zkontrolují její položky, doklad pokračuje do skladu a expedice a po uskutečnění dodávky na něj naváže fakturace. Výsledná faktura se opět předá prostřednictvím EDI.
Potřebujete přijímat objednávky obchodních řetězců prostřednictvím EDI a navázat je na sklad, expedici a fakturaci? Nezávazně s námi proberte svoje EDI napojení.
