Na první pohled je minimální zásoba jednoduchá věc. Na kartě zboží nastavíte například deset kusů a jakmile stav skladu klesne pod tuto hodnotu, je čas objednat.
V praxi ale samotné číslo často nestačí.
Na skladě může být deset kusů, ale osm z nich už je rezervovaných. Dalších dvacet kusů může být objednaných u dodavatele a dorazit zítra – nebo za tři týdny. Jedna položka se prodává každý den, jiná jednou za měsíc.
Správná otázka proto není jen „Jsme pod minimální zásobou?“, ale hlavně „Kolik zboží budeme skutečně potřebovat, než dorazí další dodávka?“
Co vlastně znamená minimální zásoba?
Minimální zásoba je hodnota, pod kterou by stav určité položky ideálně neměl klesnout.
Může sloužit jako jednoduché upozornění, že je potřeba zboží doobjednat. U stabilního sortimentu s pravidelnou spotřebou to může fungovat velmi dobře.
Problém nastává ve chvíli, kdy se podle jediného čísla začne automaticky rozhodovat, co a kolik objednat.
Skutečný provoz skladu totiž ovlivňuje více údajů najednou.
Fyzický stav není totéž jako skutečně dostupné množství
Představme si položku, u které systém ukazuje 20 kusů skladem.
Na první pohled není důvod objednávat. Jenže 15 kusů už může být rezervovaných pro přijaté objednávky.
Pro nové zákazníky tak ve skutečnosti zbývá pouze pět kusů.
Proto je při rozhodování o doplnění zásoby důležité rozlišovat minimálně:
- fyzický stav skladu,
- rezervované množství,
- a skutečně volné množství.
Právě rezervace dokážou pohled na skladovou zásobu výrazně změnit.
Zboží už může být objednané a na cestě
Stejně důležitý je opačný směr.
Položka může být pod minimální zásobou, ale u dodavatele už je vystavená objednávka na dalších 100 kusů.
Pokud systém tuto informaci při návrhu další objednávky ignoruje, může firma stejné zboží objednat zbytečně znovu.
Při rozhodování o nákupu proto dává smysl vidět nejen aktuální stav, ale také množství, které už bylo objednáno a dosud nebylo přijato.
Zboží na cestě ještě není na skladě, ale pro plánování nákupu už je velmi důležité.
Dodací doba může být důležitější než samotné minimum
Dvě položky mohou mít stejnou minimální zásobu a přesto vyžadovat úplně jiný způsob objednávání.
První dodavatel dodává druhý den. Druhý posílá zboží jednou za tři týdny.
U první položky si firma může dovolit držet poměrně malou zásobu. U druhé potřebuje větší rezervu, protože případný nedostatek nelze rychle doplnit.
Čím delší nebo méně spolehlivá je dodací doba, tím důležitější je mít dostatečnou zásobu na období do dalšího příjmu.
Jedna položka se prodává desetkrát denně, jiná jednou za měsíc
Minimální zásoba by neměla vzniknout jen odhadem a potom zůstat několik let beze změny.
Prodejnost jednotlivých položek se může výrazně lišit.
U rychloobrátkového zboží může rozdíl několika kusů rozhodovat o tom, zda bude druhý den co expedovat. U pomalu se pohybující položky naopak příliš vysoké minimum pouze váže peníze ve skladu.
Proto má při nastavování zásob smysl sledovat i skutečný výdej nebo prodej za určité období.
Ne vždy musí systém automaticky vypočítat ideální hodnotu. Už samotný přehled o obrátkovosti ale pomůže rozhodovat podstatně lépe než pocit, že „deset kusů by asi mělo stačit“.
Sezónnost dokáže běžnou statistiku úplně změnit
Historická spotřeba je užitečná, ale ani ta není vždy dostatečná.
Některé položky se prodávají rovnoměrně po celý rok. Jiné mají několik týdnů nebo měsíců, kdy jejich prodej několikanásobně vzroste.
Typickým příkladem může být sezónní sortiment, vánoční prodej, začátek stavební sezóny nebo zboží spojené s konkrétním obdobím roku.
Pokud systém vychází pouze z průměrné roční spotřeby, může právě v nejdůležitějším období doporučovat příliš malé zásoby.
Minimum nemusí být stejné na každém skladu
Firma s více sklady nebo prodejnami má další otázku: kde má vlastně minimální zásoba být?
Centrální sklad může držet větší zásobu a jednotlivé prodejny pouze několik kusů. Jinde může mít každá pobočka vlastní sortiment a úplně jiné prodeje.
Proto často nestačí jedna hodnota pro celou firmu.
Pro rozhodování může být důležitá minimální zásoba konkrétního skladu a zároveň informace o tom, zda se potřebné zboží nenachází na jiném skladu.
Někdy totiž není potřeba nic nakupovat. Stačí udělat přesun.
Objednat do minima, nebo do cílového stavu?
Další otázkou je, co má systém udělat ve chvíli, kdy zásoba pod minimum skutečně klesne.
Představme si, že minimální zásoba je 10 kusů a aktuální stav je 8.
Má se objednat pouze 2 kusy, aby se sklad vrátil na minimum?
Nebo má být například cílová zásoba 30 kusů a po dosažení objednacího bodu se doplní rovnou větší množství?
Obě varianty mohou být správně. Záleží na ceně dopravy, balení dodavatele, frekvenci objednávek, dodací době i hodnotě samotného zboží.
Proto je užitečné oddělit dvě věci:
- kdy začít objednávat,
- a na jaké množství sklad doplnit.
Dodavatel může mít vlastní omezení
Sklad může spočítat, že potřebuje doplnit sedm kusů. Dodavatel ale například prodává pouze celé kartony po dvanácti.
Nebo má minimální hodnotu objednávky, minimální odběr určité položky či výrazně výhodnější cenu od určitého množství.
I proto nemusí být automaticky vypočítané číslo konečnou objednávkou.
Dobré řešení má člověku připravit kvalitní podklad pro rozhodnutí a umožnit mu výsledné množství podle potřeby upravit.
Automatický návrh ano, automatická objednávka ne vždy
Automatizace doplňování skladu může ušetřit velké množství práce.
Systém může projít stovky nebo tisíce položek a upozornit pouze na ty, které vyžadují pozornost.
To ale neznamená, že každé takové doporučení musí bez kontroly okamžitě odejít dodavateli.
U běžného a předvídatelného sortimentu může být vysoká míra automatizace velmi užitečná. U drahého, sezónního nebo nestandardního zboží může být lepší, když systém připraví návrh a konečné rozhodnutí udělá nákupčí.
Cílem není odstranit člověka z rozhodování. Cílem je, aby nemusel každý den ručně kontrolovat celý sklad.
Co by měl systém před návrhem objednávky opravdu znát?
Ideální podklad pro nákup tedy nevzniká pouze z jedné hodnoty minimální zásoby.
Podle typu provozu může být vhodné pracovat například s těmito údaji:
- aktuální fyzický stav,
- rezervace zákazníků,
- skutečně volná zásoba,
- množství již objednané u dodavatelů,
- očekávané termíny příjmů,
- prodejnost nebo spotřeba za určité období,
- dodací doba dodavatele,
- minimální a případně cílová zásoba,
- balicí nebo objednací množství,
- a zásoba na dalších skladech.
Ne každá firma potřebuje používat všechny tyto hodnoty. Důležité je vybrat ty, které mají pro její způsob zásobování skutečný význam.
Příliš malá i příliš velká zásoba něco stojí
Smyslem řízení zásob není mít sklad za každou cenu co nejplnější.
Příliš malá zásoba znamená riziko, že zboží nebude možné dodat zákazníkovi.
Příliš velká zásoba naopak váže peníze, zabírá skladový prostor a u některého sortimentu přináší riziko zastarání nebo neprodejnosti.
Správně nastavené doplňování proto hledá rozumnou rovnováhu mezi dostupností zboží a množstvím peněz uložených ve skladu.
Minimální zásoba je začátek, ne celé řešení
Jednoduchá minimální zásoba je stále velmi užitečný nástroj. Pro mnoho položek může být přesně tím, co firma potřebuje.
S růstem skladu ale často vznikne potřeba rozhodování zpřesnit.
Pak už není důležité jen to, kolik kusů právě fyzicky leží na regálu, ale také kolik je rezervováno, co je objednáno, jak rychle se zboží prodává a kdy je dodavatel schopný dodat další.
Pokud současná evidence nedokáže spolehlivě rozlišit fyzický a skutečně dostupný stav skladu, věnujeme se tomuto tématu také v článku Kdy vám současný systém vedení skladu přestává stačit.
Jak k tomu přistupujeme v MAXimu
Při nastavování skladového hospodářství v systému MAXim se nesnažíme všem firmám vnutit jediný způsob objednávání.
Velkoobchod s rychloobrátkovým sortimentem má jiné požadavky než firma pracující s drahými náhradními díly, zakázkovým zbožím nebo několika sklady.
Proto je důležité nejprve zjistit, jak firma dnes objednává, kde jí zboží nejčastěji dochází a kde naopak zbytečně zůstává ležet.
Teprve podle skutečného provozu má smysl rozhodnout, které údaje má systém při návrhu objednávky zohledňovat.
