Při přechodu na nový ERP systém stojí firma před důležitou otázkou: která data převést do ERP, která ponechat pouze pro dohledání a která už nemají být součástí každodenního provozu. Správnou odpovědí obvykle není převést celou databázi bez výběru.
Starý program může obsahovat roky obchodní, skladové, účetní i servisní historie. Část údajů je pro nový provoz nezbytná, část má zůstat bezpečně dostupná v archivu a část může být po důkladném prověření z převodu provozních dat vyřazena. „Nepřevést“ přitom neznamená „smazat“.
Prakticky je proto vhodné rozdělit data do tří skupin:
- Převést do nového ERP – údaje potřebné pro aktuální práci a živé procesy.
- Ponechat v bezpečném a dohledatelném archivu – historii, kterou firma potřebuje uchovat, ale nemusí s ní denně pracovat.
- Po prověření nepřenášet jako provozní data – například skutečné duplicity, testovací záznamy nebo neplatná nastavení bez dalšího využití.
Nový ERP nemusí obsahovat celou minulost firmy
Historická databáze zpravidla není jeden stejnorodý celek. Mohou v ní být aktivní a důležité údaje, uzavřené historické doklady, staré pomocné záznamy, neplatné kontakty, duplicitní skladové karty, dávno nepoužívané ceníky, testovací nebo chybně založené údaje i interní technická data původního programu.
Přenést všechno se může zdát jako nejjednodušší rozhodnutí. V novém systému ale potom uživatelé hledají mezi neaktuálními položkami, obtížněji vybírají správného partnera či kartu a při školení se učí pracovat s daty, která už nemají žádnou provozní roli. Zároveň se hůře kontroluje, zda převod skutečně odpovídá současnému stavu firmy.
Než firma určí rozsah převodu, vyplatí se nejprve připravit a zkontrolovat data před přechodem na ERP. Konečné rozhodnutí musí udělat lidé, kteří rozumějí významu údajů a reálnému provozu. Samotný ERP systém ani import nemůže spolehlivě rozhodnout, co je nepotřebné nebo co je skutečná duplicita.
Nejdříve si položte otázku, k čemu budou data sloužit
Pro každou skupinu dat je užitečné společně odpovědět na několik otázek:
- Potřebujeme s těmito údaji po spuštění aktivně pracovat?
- Ovlivňují aktuální skladové stavy, otevřené pohledávky nebo závazky?
- Jsou nutné pro dohledání šarže, výrobního čísla, reklamace nebo servisu?
- Potřebujeme je pro obchodní analýzu nebo rozhodování?
- Musí být zachovány kvůli účetním, daňovým, pracovním, smluvním nebo jiným povinnostem?
- Stačí, když budou dostupné pouze ve starém systému nebo v samostatném archivu?
- Jsou dostatečně kvalitní, aby jejich převod nezpůsobil více problémů než užitku?
U účetních, daňových, pracovních a osobních údajů je potřeba rozsah a dobu uchování ověřit s účetní, daňovým poradcem, pověřencem nebo jinou odpovědnou osobou. Jedno univerzální pravidlo pro všechny firmy a všechny druhy dat neexistuje.
Data, která se obvykle převádějí
Do nového ERP se většinou převádějí údaje, které firma potřebuje od prvního dne:
- aktivní skladové karty, používané kódy a EAN,
- měrné jednotky a používané sazby DPH,
- aktuální ceny a ceníky,
- aktivní obchodní partneři,
- fakturační a používané dodací adresy,
- aktuální kontaktní údaje,
- současné skladové stavy,
- používané sklady a skladové pozice,
- šarže, expirace a výrobní čísla vztahující se k aktuálním zásobám,
- otevřené objednávky, příjmy a výdeje,
- rozpracované výrobní zakázky, pokud je firma používá,
- neuhrazené pohledávky a závazky, pokud se budou zpracovávat v novém systému,
- potřebné číselníky a nastavení obchodních podmínek.
Přesný rozsah závisí na modulech, které firma skutečně nasazuje. Firma bez výroby bude řešit jinou skladbu údajů než výrobní podnik, servisní organizace nebo velkoobchod s evidencí šarží.
Které skladové karty převést
Skladové karty je vhodné rozdělit například na:
- aktivně prodávané nebo nakupované položky,
- karty s nenulovou zásobou,
- položky potřebné pro servis, reklamace nebo výrobu,
- sezónní karty, které mohou být delší dobu bez pohybu,
- trvale ukončené položky,
- duplicity a testovací karty.
Nulový stav nebo delší období bez pohybu automaticky neznamená, že je karta nepotřebná. Může jít o sezónní výrobek, náhradní díl nebo položku vedenou kvůli servisu. Naopak nenulový stav u zastaralé karty může upozornit na nesrovnalost, kterou je nutné vyřešit před převodem.
Při posuzování duplicit nestačí porovnat jen názvy. Dvě podobné karty mohou mít různé balení, měrné jednotky, dodavatele nebo použití ve výrobě. O sloučení či vyřazení proto musí rozhodnout člověk, který sortiment zná.
Které obchodní partnery převést
Do nového provozu obvykle patří zejména:
- aktivní zákazníci a dodavatelé,
- partneři s otevřenými doklady,
- partneři se zvláštními cenami nebo obchodními podmínkami,
- firmy důležité pro reklamace, servis nebo dlouhodobé smlouvy,
- používané pobočky a dodací adresy.
Před převodem je vhodné prověřit skutečné duplicity, staré a neplatné kontakty, chybějící IČO nebo DIČ, změny názvu či sídla, záznamy zaniklých firem a několik evidencí stejného partnera vytvořených různými prodejními kanály.
Podobné jméno samo o sobě ještě neprokazuje duplicitu. Záznam může představovat samostatnou provozovnu, specifickou dodací adresu nebo zvláštní evidenci vytvořenou e-shopem. Sloučení bez znalosti souvislostí může poškodit historii dokladů nebo obchodní podmínky.
Aktuální skladové stavy a dohledatelnost
Do nového ERP nemusí stačit převést pouze celkové množství. Pokud firma potřebuje dohledatelnost zásob, je nutné zachovat také skladové pozice, šarže, expirace, výrobní čísla, návaznost na konkrétní sklad a případně další údaje důležité pro její provoz.
Firma by měla stanovit jednoznačný okamžik, ke kterému se počáteční stavy převedou. Následně je potřeba omezit souběžné změny nebo přesně určit, ve kterém systému se zaznamenávají. Podle významu skladu je vhodné provést kontrolu nebo fyzickou inventuru a porovnat množství i doplňující evidenci.
Otevřené doklady patří do nového provozu
Otevřené záznamy jsou pro přechod často důležitější než úplná historie. Patří sem například:
- nevykryté zákaznické objednávky,
- rozpracované nákupní objednávky,
- nedokončené příjmy a výdeje,
- rozpracovaná výroba,
- nevyřízené reklamace,
- neuhrazené faktury,
- rezervace a další skutečně živé procesy.
U každého typu je nutné předem stanovit, zda se doklad převede, znovu založí v novém ERP, nebo dokončí ještě ve starém programu. Stejný doklad nesmí zůstat rozpracovaný v obou systémech bez jasných pravidel, protože by mohlo dojít k dvojímu plnění, chybnému stavu zásob nebo nejasné odpovědnosti.
Historické doklady nemusí být všechny v novém ERP
Je užitečné odlišit historii potřebnou pro každodenní práci, historii pro analýzy, údaje nutné pro dohledání a archivaci a záznamy, ke kterým se již prakticky nikdo nevrací.
Úplná historie přijatých a vydaných dokladů může být rozsáhlá a náročná na přesný převod. Podle potřeb firmy může být vhodnější:
- převést pouze vybrané období,
- přenést jen souhrnné údaje potřebné pro analýzy,
- ponechat starý systém v režimu pouze pro čtení,
- vytvořit bezpečný export nebo samostatný archiv,
- určit odpovědnou osobu a postup pro dohledání starého dokladu.
Rozsah uchování musí vycházet z povinností a potřeb konkrétní firmy. U účetních, daňových, pracovních i osobních údajů je nutné řešení předem ověřit s příslušnými odpovědnými osobami.
Co obvykle nemá smysl přenášet do každodenního provozu
Po kontrole mohou mimo provozní data nového ERP zůstat například:
- zjevné duplicity,
- testovací záznamy,
- chybně nebo neúplně založené karty bez dalšího využití,
- neplatné kontakty,
- dávno nepoužívané ceníky,
- zaniklé skladové pozice,
- staré uživatelské účty,
- pomocné systémové údaje původního programu,
- staré tiskové šablony a nastavení nekompatibilní s novým ERP,
- protokoly a technická data bez provozního významu,
- uzavřené záznamy, které jsou bezpečně dostupné v archivu a v novém ERP by je nikdo nepoužíval.
Tyto údaje se nemají bez kontroly mazat. Nejdříve je potřeba ověřit, zda nejsou součástí dokladové historie, návaznosti jiného záznamu nebo zda k nim firma nemá účetní, daňovou, smluvní, pracovněprávní či jinou povinnost.
Ne všechna historie má stejnou hodnotu
O užitečnosti dat rozhoduje především jejich účel, nikoli jen stáří. Starší prodeje mohou pomoci při analýze sezónnosti a historie nákupních cen při vyjednávání s dodavatelem. Výrobní číslo může být potřeba při pozdější reklamaci a šarže pro dohledatelnost.
Naopak stará nabídka může po letech ztratit provozní hodnotu a technický protokol původního programu může být pro běžného uživatele nepoužitelný. I tak je však třeba před vyřazením ověřit jeho vazby a případnou archivační potřebu.
Starý systém jako bezpečný archiv
Pokud část historie zůstane mimo nové ERP, musí být archiv skutečně použitelný:
- systém nebo export musí být dostupný i po přechodu,
- přístup mají mít pouze oprávněné osoby,
- musí být zřejmé, kde a jak se historické údaje hledají,
- data musí být pravidelně a bezpečně zálohovaná,
- firma musí vědět, jak archiv obnovit při poruše,
- u starého programu je potřeba ověřit, zda jej půjde v budoucnu spustit,
- řešení nesmí záviset na jediném starém počítači.
Pouhá existence starého disku nebo databázového souboru nezaručuje, že se k údajům firma později dostane. Archiv má smysl vyzkoušet: vyhledat konkrétní doklad, ověřit čitelnost příloh, přístupová oprávnění i obnovu ze zálohy.
Praktická rozhodovací tabulka
Následující přehled je orientační pomůcka. Konečné rozhodnutí musí vždy zohlednit procesy, moduly, kvalitu dat a povinnosti konkrétní firmy.
| Skupina dat | Obvykle převést | Často ponechat v archivu | Před rozhodnutím prověřit |
|---|---|---|---|
| Aktivní skladové karty | Ano | Starší historii pohybů | Kódy, jednotky, ceny, vazby a duplicity |
| Neaktivní skladové karty | Jen pokud mají další využití | Často ano | Zásobu, sezónnost, servis, reklamace a výrobu |
| Současné skladové stavy | Ano | Starší stavy podle potřeby | Rozhodný okamžik, množství a inventuru |
| Šarže a výrobní čísla aktuální zásoby | Ano, pokud se evidují | Historické údaje podle potřeby | Dohledatelnost, expirace a vazbu na sklad |
| Aktivní obchodní partneři | Ano | Starší doklady | Kontakty, IČO, DIČ, adresy a obchodní podmínky |
| Neaktivní obchodní partneři | Podle vazeb a potřeby | Často ano | Otevřené doklady, smlouvy, servis a povinnosti |
| Otevřené objednávky | Obvykle ano | Ne jako jediný zdroj | Způsob převodu nebo dokončení a odpovědnost |
| Neuhrazené faktury | Podle způsobu zpracování v novém ERP | Historické podklady | Aktuální zůstatek, párování a účetní postup |
| Uzavřené historické doklady | Vybrané období nebo souhrny | Často ano | Dohledání, analýzy, přílohy a povinnosti |
| Staré ceníky | Jen používané | Podle obchodní potřeby | Platnost, smluvní vazby a analýzy |
| Uživatelské účty | Jen aktuální oprávněné uživatele | Auditní historii podle potřeby | Role, oprávnění, odchody pracovníků a návaznosti |
| Testovací a duplicitní záznamy | Obvykle ne | Jen pokud jsou součástí potřebné historie | Zda jde skutečně o test či duplicitu a zda nemá vazby |
Zkušební převod pomůže rozhodnutí ověřit
Rozhodovací pravidla je vhodné ověřit ještě před ostrým spuštěním:
- Vybrat reprezentativní vzorek dat.
- Provést zkušební import.
- Zkontrolovat počet záznamů.
- Prověřit konkrétní karty, partnery a doklady.
- Porovnat skladová množství a důležité součty.
- Vyhodnotit nenalezené a chybné záznamy.
- Upravit pravidla převodu.
- Teprve potom provést ostrý import.
Kontrola nemá skončit u celkového počtu položek. Je potřeba otevřít konkrétní záznamy, prověřit jejich vazby a nechat výsledek posoudit lidmi, kteří s nimi běžně pracují.
Jak může probíhat převod do MAXimu
Data lze podle zdroje a struktury převádět například pomocí připravených importů. Jedním z možných vstupů je Excel, ve kterém lze určit soubor, list, rozsah řádků a sloupců a namapovat zdrojové údaje na odpovídající pole v MAXimu. Podrobněji tento postup popisuje článek o tom, jak může probíhat import dat z Excelu do ERP.
Nejde však o jeden univerzální import, který automaticky a správně převede libovolnou databázi. Každý přechod vyžaduje znalost významu zdrojových dat, přípravu převodních pravidel a následnou kontrolu výsledku. MAXim může připravená pravidla a importy využít, ale nemůže za firmu rozhodnout, co je skutečná duplicita nebo které historické údaje už nemají význam.
Rozsah převodu, návaznost procesů i potřebné kontroly je vhodné řešit jako součást implementace ERP systému.
Závěrečný kontrolní seznam
- Víme, která data potřebujeme od prvního dne?
- Máme oddělené otevřené a uzavřené doklady?
- Známe skutečné duplicity?
- Máme zkontrolované aktivní skladové karty?
- Víme, které partnery stále používáme?
- Máme připravené počáteční skladové stavy?
- Zachováme potřebné šarže, expirace a výrobní čísla?
- Máme rozhodnuto o historických dokladech?
- Bude starý systém nebo archiv skutečně dostupný?
- Máme archiv bezpečně zálohovaný?
- Ověřili jsme potřebné povinnosti s odpovědnými osobami?
- Proběhl zkušební převod a kontrola?
Přecházíte ze starého programu a potřebujete rozhodnout, která data převést do nového ERP a která bezpečně ponechat v archivu? Nezávazně s námi proberte přípravu a převod vašich dat.
