Zákazník chce objednat zboží, které ještě nedávno skladem bylo. Při kontrole se ale ukáže, že poslední kus už odešel s předchozím výdejem. Nákup se začne řešit až ve chvíli, kdy není co dodat, a firma čeká na další dodávku.
Taková situace často nevzniká proto, že by skladník nebo nákupčí na zboží zapomněl. U většího sortimentu jednoduše není možné průběžně sledovat každou skladovou kartu a včas si všimnout, že se zásoba blíží k hranici, kdy už je potřeba objednat další dodávku.
Minimální skladová zásoba v systému MAXim pomáhá určit okamžik, kdy má firma doplnění začít řešit. Maximální množství pak stanoví cílovou úroveň, do které se má zásoba po doplnění dostat. Obě hodnoty tvoří jednoduché pravidlo, které se u zákazníků MAXimu běžně používá.
Zjistit nedostatek až při objednávce je pozdě
Samotný aktuální skladový stav říká, kolik zboží je právě evidováno. Neříká však automaticky, zda už je čas připravit další nákup. Pokud firma reaguje teprve na úplné vyprodání, může mezi posledním výdejem a příjmem nové dodávky vzniknout období, kdy zboží nemůže nabídnout zákazníkům ani použít ve vlastním provozu.
Smyslem minima není držet co největší zásobu. Je to včasný provozní signál. Firma získá prostor zkontrolovat potřebu, připravit objednávku a počítat s dodací dobou dříve, než zásoba klesne na nulu.
Minimum určuje okamžik, maximum cílový stav
U skladového produktu lze v MAXimu nastavit minimální a maximální množství. Každá hodnota odpovídá jiné otázce:
- Minimální množství určuje hranici, pod kterou už zásoba vyžaduje pozornost.
- Maximální množství určuje cílovou úroveň zásoby po doplnění.
Minimum tedy neznamená množství, které se má automaticky objednat. Říká, kdy se má nákupčí nebo jiný odpovědný uživatel začít položkou zabývat. Maximum zase není povinná zásoba pro každý okamžik. Slouží jako cíl, do kterého lze navrhnout doplnění.
MAXim upozorní na produkty pod nastaveným minimem
Při prodeji, výdeji nebo jiné skladové operaci zásoba postupně klesá. Jakmile se aktuální stav produktu dostane pod nastavené minimum, MAXim na situaci upozorní a umožní zobrazit produkty, které je potřeba doplnit.
Uživatel tak nemusí procházet celý sortiment a porovnávat stav každé položky s vlastní tabulkou. Dostane seznam skladových karet, které překročily nastavenou hranici, a může se soustředit na jejich kontrolu.
Z upozornění vznikne podklad pro objednávku dodavateli
Seznam produktů pod minimem navazuje na přípravu objednávky k dodavateli. MAXim může pro vybrané položky připravit podklad pro objednání takového množství, aby se zásoba doplnila do nastaveného maxima.
Praktická návaznost vypadá takto:
- Firma nastaví produktu minimální a maximální množství.
- Zásoba při prodeji nebo výdeji postupně klesá.
- Po poklesu pod minimum systém produkt zařadí mezi položky vyžadující doplnění.
- Uživatel zkontroluje seznam těchto produktů.
- MAXim připraví podklad pro objednání množství do nastaveného maxima.
- Uživatel objednávku zkontroluje a následně ji odešle dodavateli.
Nejde o pokročilé předpovídání poptávky ani o automatické odeslání nákupu bez kontroly. Jde o praktické propojení skladového stavu, předem nastavených hranic a přípravy dodavatelské objednávky.
Doplnění do maxima dává objednávce jasný cíl
Bez maximálního množství nákupčí ví, že zboží dochází, ale objednávané množství musí pokaždé určit znovu. Nastavené maximum dává návrhu konkrétní cílovou úroveň. Rozdíl mezi současným stavem a maximem se stává srozumitelným podkladem pro doplnění.
To pomáhá zejména u opakovaně nakupovaných položek. Firma si předem stanoví, jakou zásobu chce po dodávce obvykle mít, a nemusí při každém upozornění začínat od prázdného rozhodnutí.
Objednávku před odesláním kontroluje člověk
Nastavené hodnoty nemají nahrazovat úsudek nákupčího. Uživatel před odesláním zkontroluje položky i navržená množství a může zohlednit aktuální okolnosti: změnu prodeje, sezonu, dodací podmínky, velikost balení nebo omezené místo ve skladu.
Kontrola je důležitá i proto, že minimum a maximum vycházejí z firemního nastavení. MAXim podle nich připraví podklad, ale správnost hodnot a konečné rozhodnutí o objednávce zůstávají na uživateli.
Jak určit minimální množství
Minimum musí dát firmě dost času, aby doplnění stihla vyřešit. Při jeho nastavení je vhodné sledovat zejména skutečný prodej nebo spotřebu, obvyklou dodací dobu dodavatele, pravidelnost dodávek a význam produktu pro zákazníky nebo vlastní provoz.
U pravidelně prodávaného zboží nebo položky s delší dodací dobou může být potřeba nastavit minimum výše. U produktu, který se prodává pomalu a lze jej rychle doplnit, může být hranice nižší.
Příliš nízké minimum způsobí, že se firma o potřebě nákupu dozví pozdě. Upozornění sice přijde, ale do další dodávky už nemusí zbývat dostatečný čas.
Jak určit rozumné maximální množství
Maximum by mělo odpovídat zásobě, kterou firma po doplnění skutečně využije a dokáže rozumně skladovat. Vyšší hodnota může být vhodná u stabilně prodávaných položek, delších dodacích lhůt nebo méně častých objednávek.
U drahého nebo pomalu prodejného zboží bývá naopak rozumnější nižší maximum. Příliš vysoká cílová zásoba může zbytečně vázat peníze, zabírat skladové pozice a zvyšovat riziko, že zboží zůstane dlouho bez pohybu.
Do úvahy patří také velikost dodavatelského balení a skladovací možnosti. Tyto faktory firma používá při nastavení hodnot a při lidské kontrole objednávky; není správné předpokládat, že je systém bez ověřeného nastavení automaticky dopočítá.
Stejné hodnoty nejsou vhodné pro každý produkt
Jednotné minimum a maximum pro celý sortiment by ignorovalo rozdíly mezi položkami. Jiné pravidlo potřebuje zboží s pravidelným obratem, jiné sezónní sortiment a jiné nákladný produkt objednávaný jen občas.
Hodnoty proto mají vycházet z reálného chování konkrétní skladové karty. Firma může začít u důležitých nebo pravidelně prodávaných produktů a nastavení postupně rozšiřovat. Přehled dalších možností práce se skladovými stavy, příjmy, výdeji a pozicemi najdete na stránce Řešení pro sklad.
Minimum a maximum nenahrazují výpočet prodejní dostupnosti
Minimální a maximální množství slouží k řízení doplnění zásoby. Prodejní dostupnost může být jiná otázka, zejména pokud firma pracuje s více sklady, rezervacemi nebo externím zdrojem dodavatele.
Jak lze pro e-shop sestavit dostupnost podle pravidel konkrétní firmy, popisuje zveřejněný článek Kolik kusů může e-shop opravdu nabídnout? Když se zásoba počítá z více skladů. Minimum a maximum v tomto článku nepředstavují automatický výpočet rezervací ani dalších zdrojů; jsou nastavenými hranicemi pro včasné doplnění.
Hodnoty je potřeba průběžně vyhodnocovat
Nastavení minima a maxima není jednorázová práce navždy. Prodej se mění, dodavatel může upravit dodací dobu, přichází sezona a firma získává přesnější zkušenost s tím, jak rychle se jednotlivé položky pohybují.
Proto je vhodné hodnoty pravidelně porovnat se skutečným provozem. Pokud zboží opakovaně dochází ještě před dodávkou, může být minimum příliš nízké. Pokud položky po doplnění zůstávají dlouho bez pohybu a zabírají místo, může být maximum příliš vysoké.
Spolehlivé rozhodování zároveň stojí na správném skladovém stavu. Praktický příklad, jak lze sklad kontrolovat po částech a řešit rozdíly průběžně, najdete v článku Jak zvládnout inventuru bez zavření skladu.
Méně výpadků bez zbytečně přeplněného skladu
Dobře nastavené minimum pomůže zachytit potřebu nákupu včas. Rozumné maximum zase brání tomu, aby se každá objednávka automaticky změnila v co největší doplnění. Společně dávají skladu jednoduché pravidlo: kdy začít jednat a kam zásobu doplnit.
Nejde o slib, že zboží nikdy nedojde. Dodávky, poptávka i provoz se mohou změnit. Firma ale získá přehledný postup od upozornění přes kontrolu seznamu až po připravenou objednávku dodavateli, kterou před odesláním schválí člověk.
Nastavte hranice podle svého skutečného provozu
Každý sortiment má jiný obrat, cenu, dodací dobu i nároky na skladování. Proto má smysl začít u konkrétních produktů, ověřit nastavení v praxi a hodnoty postupně zpřesňovat.
Chcete probrat, jak využít minimální a maximální množství v MAXimu pro váš sklad a nákup? Domluvte si nezávaznou konzultaci a společně projdeme první smysluplný krok.
