Firma vybírá nový ERP systém a vedle funkcí, převodu dat nebo školení musí rozhodnout ještě jednu praktickou věc: kde bude systém skutečně běžet. Má využít některý z firemních počítačů, pořídit vlastní server, nebo zvolit vzdálený virtuální server v datovém centru?
Každá varianta může být správná. Rozhodnutí závisí na tom, kolik lidí bude se systémem pracovat, odkud se budou připojovat, jaké má firma internetové a IT zázemí a jak rychle potřebuje obnovit provoz po poruše. ERP na virtuálním serveru proto není automaticky lepší než vlastní hardware a vlastní server zase není vždy jednodušší.
Server, virtuální server a cloud nejsou totéž
Vlastní server je fyzický počítač umístěný přímo ve firmě. Firma jej vlastní nebo spravuje a na něm mohou být programy MAXim, databáze Firebird, nastavení i související služby. U menší instalace může stejnou úlohu plnit také jeden z běžných firemních počítačů.
Virtuální server je pronajaté serverové prostředí, které zpravidla běží v datovém centru poskytovatele. Pro MAXim jde o vzdálený server s Windows. Jsou na něm nainstalované stejné programy, databáze a služby, které by jinak běžely na serveru ve firmě.
Pojem cloud je širší. Neoznačuje jednu konkrétní technologii ani jediný způsob používání programu. Pronajatý virtuální server v datovém centru je jednou z forem cloudového provozu, ale neznamená to, že se MAXim mění v běžnou webovou aplikaci typu SaaS.
MAXim na počítači nebo serveru přímo ve firmě
Nejjednodušší menší instalace může běžet na jednom z firemních počítačů. Takové řešení může vyhovovat několika uživatelům v jedné kanceláři, pokud je daný počítač dostatečně výkonný, zabezpečený a dostupný v době, kdy ostatní potřebují pracovat.
Je však potřeba počítat s tím, že vypnutí, restart, porucha nebo běžná práce na tomto počítači mohou ovlivnit celý systém. Důležité je také vyřešit automatické zálohování a vědět, kdo zařízení spravuje.
Samostatný firemní server oddělí provoz ERP od pracovního počítače konkrétního člověka. Hardware ale zůstává ve firmě, která musí zajistit vhodné umístění, napájení, ochranu, údržbu a plán pro případ poruchy.
Kdy dává smysl vlastní firemní server
Vlastní server může být vhodný tam, kde většina lidí pracuje z jednoho místa, firma má spolehlivou interní síť a vlastní IT správu a chce mít hardware fyzicky pod kontrolou. Při výpadku externího internetu mohou uživatelé v místní síti obvykle pokračovat, pokud systém nepotřebuje další vzdálené služby.
Tato varianta však neodstraňuje odpovědnost za životní cyklus zařízení. Je potřeba plánovat jeho obnovu, řešit aktualizace Windows a databázových služeb, uživatelská oprávnění, zabezpečení i zálohy uložené mimo samotný server.
Jak funguje MAXim na virtuálním Windows serveru
Na virtuálním serveru běží programy MAXim, databáze Firebird, nastavení a související služby na jednom vzdáleném Windows prostředí. Uživatelé se k němu připojují pomocí vzdálené plochy. Do jejich počítače se přenáší především obraz pracovní plochy a její ovládání; data a programy zůstávají na serveru.
Nejde tedy o samostatnou webovou verzi MAXimu. Uživatel pracuje se stejným ERP systémem, pouze jeho pracovní prostředí neběží na počítači pod stolem nebo na serveru ve vedlejší místnosti. Podrobnější popis tohoto způsobu práce nabízí stránka MAXim odkudkoli.
Práce z kanceláře, pobočky i domova
Virtuální server dává uživatelům společné místo, ke kterému se mohou oprávněně připojit z kanceláře, jiné provozovny, domova nebo z cesty. Všichni pracují nad stejnou databází a stejným nastavením, takže není potřeba kopírovat data mezi jednotlivými počítači.
Tato výhoda je podmíněná kvalitním a stabilním internetovým připojením. Je potřeba posoudit nejen hlavní kancelář, ale také pobočky a domácí pracoviště. Firma má rovněž určit, kdo smí přístup používat, jak budou účty chráněné a co se stane při výpadku připojení.
Co zvážit před přechodem na virtuální server
Pronájem virtuálního serveru může omezit starosti s nákupem a fyzickou údržbou vlastního serverového hardwaru. Neodstraňuje ale správu celého prostředí. Předem musí být jasné, kdo odpovídá za:
- správu a aktualizace Windows a souvisejících služeb,
- zakládání, změny a rušení uživatelských přístupů,
- zabezpečení vzdáleného připojení a nastavení oprávnění,
- sledování dostupnosti a potřebného výkonu,
- zálohování databáze, programů, konfigurace a dalších provozních souborů,
- obnovu systému a komunikaci při havárii.
Část úkolů může zajistit externí správce nebo dodavatel, část firma sama. Podstatné je rozdělit odpovědnost výslovně, ne ji pouze předpokládat.
Cloudový server neznamená automaticky vyřešené zálohování
Umístění serveru u externího poskytovatele samo o sobě nezaručuje dostatečnou zálohu. Poskytovatel může chránit fyzickou infrastrukturu nebo nabízet určité kopie, firma však musí vědět, co přesně se zálohuje, kam se kopie ukládají, jak dlouho se uchovávají a jak proběhne obnova.
Stejné pravidlo platí pro vlastní server. Záloha uložená pouze na stejném zařízení nepomůže při jeho úplném selhání. Nestačí myslet jen na databázi: pro rychlý návrat do práce mohou být potřeba také správné verze programů, jejich nastavení a navazující služby. Praktický příklad popisuje článek Záloha databáze nestačí: jak obnovit celý ERP systém během několika minut.
Provoz MAXimu a MAXimCloud řeší jiné otázky
Volba mezi vlastním a virtuálním serverem určuje, kde běží pracovní ERP prostředí. MAXimCloud v terminologii MJsoft znamená bezpečné ukládání automatických záloh mimo firemní server. Nejde o samostatnou webovou nebo SaaS verzi ERP.
MAXimCloud proto může být součástí zálohovacího řešení bez ohledu na to, zda firma provozuje MAXim lokálně, nebo na vzdáleném virtuálním serveru. V obou případech je potřeba určit rozsah zálohy a ověřit postup obnovy.
Praktické porovnání možností provozu
| Oblast | Firemní počítač | Vlastní firemní server | Virtuální Windows server |
|---|---|---|---|
| Umístění serveru | Na jednom z pracovních počítačů ve firmě. | Na samostatném fyzickém zařízení přímo ve firmě. | Ve vzdáleném datovém centru; firma využívá pronajaté virtuální prostředí. |
| Práce mimo firmu | Vyžaduje zvlášť navržený a zabezpečený vzdálený přístup. | Je možná po zajištění bezpečného připojení do firmy. | Je přirozenou součástí řešení přes vzdálenou plochu a uživatelské účty. |
| Závislost na internetu | Pro práci uvnitř firmy bývá malá; vzdálený přístup internet potřebuje. | Místní uživatelé pracují přes interní síť; vzdálení potřebují připojení. | Kvalitní a stabilní internet je důležitý pro každého připojeného uživatele. |
| Odpovědnost za hardware | Firma spravuje pracovní počítač a počítá s jeho dostupností. | Firma zajišťuje pořízení, umístění, ochranu, servis a obnovu zařízení. | Fyzický hardware řeší poskytovatel; firma musí znát hranice jeho služby. |
| Potřeba IT správy | Menší rozsah neznamená provoz bez správy, aktualizací a zabezpečení. | Firma potřebuje správu hardwaru i celého serverového prostředí. | Odpadá fyzická péče o hardware, zůstává správa Windows, účtů, zabezpečení a služeb. |
| Zálohování | Musí být automatické a kopie má být mimo daný počítač. | Musí chránit data i potřebné prostředí a počítat se selháním serveru. | Musí být výslovně sjednané a ověřené; samotný pronájem serveru zálohu nenahrazuje. |
| Vhodný typ provozu | Menší instalace s omezeným počtem uživatelů a jednoduchými nároky. | Firma převážně na jednom místě, s vlastním IT zázemím a požadavkem na fyzickou kontrolu. | Více míst, pobočky, home office nebo potřeba společného vzdáleného prostředí. |
Jak vybrat řešení podle skutečného provozu firmy
Nejprve je vhodné popsat běžný pracovní den, ne začínat názvem technologie. Rozhodnutí ovlivní zejména:
- počet současně pracujících uživatelů a jejich role,
- počet kanceláří, skladů, výroben a dalších provozoven,
- rozsah práce z domova nebo z cest,
- kvalita a stabilita internetu v každém místě,
- potřebný výkon a navazující služby či integrace,
- dostupnost vlastní nebo externí IT správy,
- požadovaná dostupnost ERP a přijatelná délka výpadku,
- plán obnovy po poruše, ztrátě zařízení nebo jiné havárii.
Při implementaci MAXimu lze infrastrukturu navrhnout společně s rozsahem systému, uživatelskými rolemi a etapami spuštění. Firma tak neposuzuje server odděleně od reálné práce, kterou má ERP podporovat.
Správná varianta je ta, která má jasnou správu i plán obnovy
Neexistuje jedna správná architektura pro všechny menší a střední firmy. Jednomu provozu může dlouhodobě vyhovovat samostatný server v kanceláři, jinému společný virtuální server pro několik míst a u malé instalace může být přiměřeným začátkem vhodně zajištěný firemní počítač.
Důležité je, aby firma věděla, kde její ERP běží, kdo jednotlivé části spravuje, na čem závisí přístup uživatelů a jak se obnoví data i celé prostředí. Teprve souhrn těchto odpovědí ukáže, zda je zvolená varianta pro konkrétní provoz skutečně vhodná.
Proberte architekturu MAXimu podle vašeho provozu
MJsoft může doporučit vhodné umístění a způsob správy podle počtu uživatelů, provozoven, vzdálené práce, internetového připojení a požadavků na obnovu. Nezávazně s námi proberte, zda je pro vaši firmu vhodnější vlastní server, ERP na virtuálním serveru, nebo jednodušší lokální instalace.
